Čas — si njegov gospodar ali hlapec?
»Zakaj si zamudil?« je učitelj vprašal Alberta, ko je ta stopil v razred. »Zato, ker sem vso pot do šole tekel poleg svojega kolesa,« je skoraj brez sape odgovoril Albert.
»Zakaj pa se nisi peljal?« je zanimalo učitelja. »Zato, ker sem bil tako pozen, da se nisem imel časa ustaviti in sesti na kolo,« je pojasnil Albert.
Ta pretirana, smešna zgodba, ponazarja situacijo, v kateri se vsak dan znajdejo mnogi med nami. Zaradi mnogih obveznosti in rokov, se v naglici morda počutimo, kot da tekamo od ene do druge stvari kot na tekmovanju. Podobno kot Albert se včasih nimamo časa zaustaviti, da bi premislili in storili kaj, da bi bili učinkovitejši.
Pa vendar si lahko prihranimo čas, dolgoročno več naredimo in zmanjšamo napetost, pritisk, če zastanemo, da bi se naučili bolje izkoristiti čas. Nato nam bo lahko čas, namesto neizprosnega gospodarja, postal koristen služabnik.
Kako bi lahko svoj čas bolje izkoristil? Navedli bomo nekaj predlogov. Izberi tiste, ki najbolj ustrezajo tvojim potrebam in prilagodi jih svojim okoliščinam.
Napravi dnevni plan
Recimo, da se je tvoj dan pravkar pričel. Čaka te navidezno neskončno število raznih opravil. Že sama misel na vse te dolžnosti te lahko prestraši. Kaj boš najprej storil? Načrt za ta dan.
Mnogi si najprej napišejo seznam »Kaj moram narediti«. Nek človek, ki ima mnogo dela v veliki organizaciji, je povedal, kako mu uspe, da se drži urnika. Takole pravi: »Sestavim si seznam stvari, ki jih moram opraviti. Ko se pojavijo nove naloge ali ko se česa spomnim pripišem to na seznam. Vsako nalogo, ki je opravljena, pa »prečrtam«.
Ali bi podoben plan pomagal tudi tebi pri organiziranju dnevnih dejavnosti? Morda boš odvrnil: ‚To bi mi pomagalo začeti, vendar pa ne bi nikdar prišel do konca seznama!‘ Morda imaš prav. Zato je koristno ...
Določiti prednosti
Prednostne stvari lahko na svojem seznamu razvrstiš glede na pomembnost. Nato pazi, da boš vsako stvar opravil po tem vrstnem redu. Seveda se bo včasih zgodilo, da boš moral narediti izjemo in ne boš opravljal nalog točno po napisanem vrstnem redu, ker bodo pač okoliščine in ugodnosti drugačne. Bodi prilagodljiv. Toda glej, da držiš vajeti v svojih rokah in bo tisto, kar lahko vsak dan storiš, odvisno od tvoje izbire in ne od priložnosti.
Ne tekaj od opravila do opravila in ne skrbi, ali boš naredil vse, kar si vpisal v seznam. Svetovalec Alan Lakein, ki se spozna na koristno organiziranje časa, poudarja: »Le redko kdo naredi vse s seznama stvari, ki jih mora opraviti. Ne gre namreč za to, da opravimo vse, kar smo vpisali na seznam, ampak da svoj čas najbolje izkoristimo.«
To ti bo uspelo, če si večino svojega časa posvetil resnično važnim stvarem. Nedokončana opravila bi morda lahko zaupal nekomu drugemu ali pa jih prenesel na seznam za naslednji dan. Če bolj premislimo o manj važnih stvareh, bomo včasih ugotovili, da jih sploh ni treba vseh opraviti. Po drugi strani pa lahko ima neko opravilo s konca seznama večjo prednost naslednjega dne.
Kako pa lahko ugotoviš, katera opravila s tvojega seznama so pomembnejša? Če pogledamo na dolg seznam dolžnosti, navsezadnje lahko izgleda, da so mnoge stvari enako važne. Da bi torej lahko učinkovito določil, katere stvari imajo prednost, moraš ...
Razlikovati med »nujnim« in »važnim«
Modri kralj je v biblijskih časih dejal, da bi se človek moral veseliti dobrega pri vsem svojem trudu«. (Propovednik 3:13, EI) Nekatere naloge prinašajo boljše učinke od drugih. Ko torej pogledamo na seznam dolžnosti, razmislimo o učinkih posameznih opravil. Ali bo dokončanje dela prineslo znatne koristi? Se boš »veselil dobrega« pri svojem trudu? Če ne, tedaj morda ne gre za nalogo, ki ima veliko prednost.
Na prvi pogled morda res vse na tvojem seznamu izgleda nujno. Ali pa so nujne stvari vedno tudi važne in zaslužijo, da jim posvetimo večino časa? Michael Le Boeuf, profesor organizacije dela na univerzi New Orleans, je pripomnil: »Pomembne stvari so le redko nujne in nujne stvari so redko pomembne. Kadar se vam mudi na zmenek ali sestanek bo mnogo bolj nujno zamenjati predrto gumo kot pa plačati zavarovalnino za avtomobil, pomembnost (gume) pa je v večini primerov sorazmerno majhna.«
Nato pa še pravi: »Na žalost večina med nami porabi svoje življenje za borbo z ognjem pod pritiskom nujnosti. Posledica je zanemarjanje manj nujnih, zato pa bolj pomembnih stvari v življenju. To najbolj škoduje učinkovitosti.«
Ko torej določaš prednosti, se vprašaj, katere dejavnosti so resnično pomembne. Nato skušaj čimveč časa porabiti zanje. Morda nujni stvari ni treba takoj posvetiti pozornosti. Ali se splača porabiti zanjo veliko časa? Ali jo lahko na hitro opraviš in se nato posvetiš drugemu opravilu, s katerim boš več dosegel? In kar je še bolje: ali jo lahko zaupaš nekomu drugemu?
Brez dvoma se boš strinjal, da se bolj izplača delati na stvareh, kjer bodo rezultati pomembnejši kot pa, da bi se enostavno zaposlil z nečim, kar ti je pri roki. Čimveč svojih naporov skušaj usmeriti na dejavnosti, s katerimi boš resnično nekaj dosegel.
Pravilo 80/20
Kolikšen odstotek svojih dnevnih opravil bi lahko uvrstil med prednostne, če upoštevaš načela, ki smo jih do sedaj obravnavali? Seveda bo to odvisno od tvojih specifičnih odgovornosti. Toda številni strokovnjaki za organizacijo dela menijo, da lahko v mnogih primerih seznam prednostnih stvari zožiš na približno 20 odstotkov. Kot vodilo navajajo pravilo 80/20.
To načelo je izoblikoval italijanski ekonomist iz 19. stoletja, Vilfredo Pareto. V njem je rečeno, da samo 20 odstotkov vzrokov povzroči približno 80 odstotkov rezultatov. Če si pozoren, boš ugotovil, da se Paretovo načelo nanaša na številne situacije vsakdanjega življenja. Toda, kako bi lahko načelo 80/20 uporabili pri našem izkoriščanju časa?
Razčleni točke s tvojega seznama opravil. Morda boš lahko 80 odstotno učinkovit, če boš s tvojega seznama od desetih opravil dve nalogi. V tem primeru sta ti dve stvari na tvojem seznamu najpomembnejši. Prav tako razčleni načrt, preden se lotiš opravila. Koliko tega je resnično važno za dosego postavljenega cilja? Kateri del naloge ali opravila bo najbolj učinkovit? Ta del naloge nato predstavlja prednost.
Dru Scott, svetovalka za organizacijo dela, je po razpravi o Paretovem načelu pojasnila, kako ga lahko uporabimo: »Ugotovi vse pomembne sestavne dele, ki so potrebni za dosego tvojega cilja. Najprej opravi te stvari. V najmanjšem možnem času boš dosegel najboljše rezultate.«
Žanji koristi
Verjetno ti je sedaj že bolj jasno, da biti gospodar svojega časa ne pomeni, da nikoli ne izgubiš niti minute časa, oziroma da hitiš iz krize v krizo. Namesto tega učinkovito izkoriščanje časa pomeni izbrati ustrezno nalogo, ki jo je ravno tedaj treba opraviti. Pomeni razlikovati, katere dejavnosti prinašajo najboljše rezultate in nato svoj čas, kadarkoli je mogoče, porabiti za takšne stvari.
Nobenih trdnih pravil ni za to, kako boš osebno razporedil svoj čas. Izkoristi predloge iz tega članka in bodi prilagodljiv. Delaj poizkuse. Prilagajaj se. Ugotovi, katera opravila so zate najbolj koristna. Preberi točke v okvirju na tej strani in ugotovi, katere ti bodo pomagale neizprosnega gospodarja spremeniti v uslužnega služabnika.
Če boš znal bolje nadzorovati svoj čas boš ob koncu vsakega dneva imel občutek, da si dogotovil delo! Čeprav ti bo verjetno več opravil ostalo za naslednji dan, boš čutil zadovoljstvo, ker boš vedel, da si opravil najpomembnejše stvari. ‚Veselil se boš dobrega pri svojem trudu.‘
Morda boš ugotovil, da imaš — končno — dovolj časa vsaj za stvari, ki so resnično važne. Tako ne boš žrtev naglice, ampak gospodar svojega časa. To ne bo prispevalo le k večji učinkovitosti tvojega dela, ampak bo verjetno povečalo tudi tvojo radost.
[Okvir na strani 10]
KAKO SI LAHKO PRIHRANIMO ČAS
1. Bodi si na jasnem glede življenjskih vrednot in ciljev. To je ključ za določitev vrstnega reda dnevnih nujnih stvari.
2. Nalog, ki zahtevajo zbranost se loti, ko si najbolj pripravljen.
3. Telefoniraj takrat, ko je največ možnosti, da prideš v stik z določeno osebo.
4. Kadar je le mogoče, prepusti delo drugim. To ti bo omogočilo, da več opraviš, drugi pa si bodo pridobivali izkušnje.
5. Kadar imaš opravka s papirji, poskušaj rešiti vsako zadevo naenkrat, namesto da bi jo začasno dal na stran.
6. Kadar se sestaneš z nekom, se drži dnevnega reda. Določi čas začetka in konca pogovora
7. Poskrbi, da boš na svojem delovnem mestu imel pri roki vsa potrebna pomožna sredstva.
8. Ne misli, da si dolžan sprejeti vsako družabno povabilo. Nauči se obzirno reči ne.
9. Kolikor je le mogoče, sestavi stalni seznam nakupov in nabave, namesto da bi ga vedno znova pisal.
10. Vzemi si čas za počitek in sprostitev, tako da boš lahko učinkoviteje delal.
11. Določi roke.
12. Ne odlašaj.
13. Velike naloge razdeli na manjše.
14. Ne zahtevaj popolnosti. Osredini se na tisto, kar je resnično pomembno.
15. Dobro izrabi čas, kadar čakaš. Napiši pismo, beri ali pa opravi kakšno drugo pomembno nalogo.
16. Vedi, da boš v določenih situacijah moral porabiti čas za dejavnosti, ki jih nisi izbral. Ne izgubljaj čas s tem, da bi se jezil. Raje se loti dela.