कागदमुक्‍त कार्यालयाचे स्वप्न

या लेखाचा शेवटचा मसुदा छापण्यासाठी ११ हार्ड कॉपीज अर्थात कागदाचे ताव लागले.a लेखाचे संपादन करताना सुमारे २० वेळा तो छापण्यात आला. त्यानंतर, जगभरातील सुमारे ८० अनुवाद गटांना तो पाठवण्यात आला; पुढे प्रत्येक गटाने त्या मसुद्याच्या जवळजवळ सहा कॉपीज प्रिंट केल्या. याचा अर्थ, प्रिंटिंग प्रेसमध्ये पाठवण्यापूर्वी या लेखासाठी एकूण ५,००० हून अधिक कागदाचे ताव वापरले गेले!

ही वस्तुस्थिती, कॉम्प्युटर युगाच्या सुरवातीस केलेली भाकीते खोडून काढते; याचे कारण, कॉम्प्युटर युगाच्या आरंभ काळात, आता “कागदमुक्‍त कार्यालय शक्य” असा एका होरा व्यक्‍त करण्यात आला होता. इतकेच काय, द थर्ड वेव या आपल्या पुस्तकात भविष्यवादी ऑल्विन टॉफलर यांनी असेही जाहीर केले होते की, ‘इलेक्ट्रॉनिक वर्ड प्रोसेसिंग मशिन्सवरून कागदी कॉपीज तयार करणे हे मागासलेपणाचे चिन्ह असून त्यामुळे या मशिन्सचा मूळ उद्देशच लुप्त होतो.’ मनोरंजक गोष्टी अशी, की इंटरनॅशनल बिझनेस मशिन्स कॉर्पोरेशनने १९८१ साली आपला पहिला पर्सनल कॉम्प्युटर बाजारात आणला तेव्हा त्यासोबत प्रिंटर द्यायचा नाही असे त्यांनी ठरवले. काहींचे म्हणणे आहे, की कॉम्प्युटर मॉनिटरवरच माहिती वाचणे लोकांना सोईस्कर वाटेल असे कदाचित या कंपनीला वाटले असावे. अशाप्रकारे, काहींनी ‘एका कागदमुक्‍त नंदनवनाची’ म्हणजे केवळ पुराण वस्तूसंग्रहालयांत किंवा धुळकट दफ्तरखान्यांत कागद पाहायला मिळेल त्या काळाची स्वप्ने पाहिली होती.

कागदमुक्‍त स्वप्नांविरुद्ध वास्तविकता

पण, वस्तुस्थिती दाखवून देते की एका कागदमुक्‍त कार्यालयास जन्मी घालणाऱ्‍या यंत्रांनीच आज आपल्याला कागदाच्या ढिगाऱ्‍याखाली अधिकाधिक पुरून टाकले आहे. खरे तर, काहींच्या अंदाजानुसार अलीकडील काळात कागदाचा एकंदर वापरात बेसुमार वाढ झाली आहे. इंटरनॅशनल डेटा कॉर्पोरेशनमध्ये विश्‍लेषकपदी काम करणारे स्कॉट मॅक्रीडी म्हणतात: “आपले ऑफिस स्वयंचलित करून वास्तवात कागद उत्पादनाची आपली क्षमता आपण दर वर्षी २५ टक्क्यांहून अधिक पटीने वाढवली असून हे प्रामाण वाढतच चालले आहे.” पर्सनल कॉम्प्युटर्स, प्रिंटर्स, फॅक्स मशिन्स, ई-मेल, कॉपियर्स आणि इंटरनेटनी, वेळोवेळी लोकांच्या संपर्कात येणाऱ्‍या आणि लोक दररोज छापत असलेल्या माहितीचे भांडारच एकाएकी उपलब्ध करून दिले आहे. कॅप वेनचर्स इंकॉर्पोरेटेडने दिलेल्या माहितीनुसार, १९९८ मध्ये जगभरात २१.८ कोटी प्रिंटर्स, ६.९ कोटी फॅक्स मशिन्स, २.२ कोटी मल्टिफंक्शनल मशिन्स (थ्री इन वन प्रिंटर, स्कॅनर आणि कॉपियर), १.६ कोटी स्कॅनर्स आणि १.२ कोटी कॉपियर्स होते.

सन १९९० मध्ये प्रकाशित झालेल्या पावरशिफ्ट या आपल्या पुस्तकात टॉफलर यांनी असा अंदाज व्यक्‍त केला, की केवळ एका वर्षाच्या कालावधित संयुक्‍त संस्थानांनी, ग्रॅन्ड कॅन्यॉनला १०७ वेळा चिकटवता येईल इतके म्हणजे १,३०० अब्ज कागदाचे उत्पादन केले! शिवाय, अहवाल दाखवून देतात, की संख्या दिवसेंदिवस वाढतच आहे. एका माहिती सुत्रानुसार १९९५ पर्यंत संयुक्‍त संस्थानांत दर वर्षी कागदाची जवळजवळ ६० कोटी म्हणजे २७० किलोमीटरचा एखाद्या ड्रॉवरमध्ये मावेल इतकी निर्मिती होत होती. इ.स. २००० उजाडण्याच्या बेतात असताना यात काही बदल होत असल्याचे फारसे चिन्ह दिसत नाही, कारण अजूनही बरीचशी माहिती कागदावरच पुरवली जात आहे.

अजूनही कागदाचा वापर—का?

मग, कागदाची जागा इलेक्ट्रॉनिक्सने घेतली जाईल असा चालवलेला होरा नेमका कुठे फसला? इंटरनॅशनल पेपर कंपनीच्या मते: “हल्ली कॉम्प्युटरवर उपलब्ध असलेल्या माहितीवर लोकांचे समाधान होत नाही; त्यांना ती चक्क त्यांच्या हातांत हवी असते. त्यांना ती स्पर्श करायची असते, फोल्ड करायची असते, फॅक्स करायची असते, संदर्भासाठी त्याची एक प्रत जवळ बाळगायची असते; तसेच, कागदाच्या रकान्यात काही मजकूर खरडायचा असतो किंवा तो कागद रेफ्रिजरेटरच्या दारावर चिकटवायचा असतो. या शिवाय, चुटकीसरशी, बिनचूकपणे आणि आकर्षक रंगात त्यांना ही माहिती छापायची असते.”

होय, कागदाचे काही विशिष्ट असे लाभ आहेत हे कबूल करावेच लागेल. कागद सुटसुटीत, स्वस्त, स्थायी, संग्रहाय्य असतो तसेच प्रक्रिया करून पुन्हा वापरताही येतो. याशिवाय, तुम्ही कुठल्या पानावर आहात आणि आणखीन किती पाने बाकी आहेत हे समजणेही सोपे असते. “लोक कागदाच्या प्रेमात पडले आहेत. त्यांना तो हातात घेऊन स्पर्श करावासा वाटतो,” असे ऑफिसच्या वस्तूंचा पुरवठा करणारे डॅन कोक्स म्हणतात. तर ॲरिझोना डिपार्टमेंट ऑफ लायब्ररीस, आर्खाइव्स आणि पब्लिक रेकॉर्डमध्ये विश्‍लेषक म्हणून काम पाहणारे जेरी मॅलरी म्हणतात, की “कागदाशिवाय काम करण्याचा प्रयत्न करणारे लोक आम्ही पाहिले आहेत. पण, आपल्या पाहण्यात असलेल्या हजारो कॉम्प्युटरमध्ये एक समान धागा दिसून येतो आणि तो म्हणजे: प्रत्येक कॉम्प्युटरला निदान एक तरी प्रिंटर जोडलेला असतो.”

त्यातच, जुन्या सवयी मोडणे इतके सहजसोपे नसते. आज व्यापारधंदा करणाऱ्‍या लोकांचे शिक्षण छापील कागदावर झाले आहे. एखादे डॉक्युमेंट किंवा ई-मेल, माउसच्या एका क्लिकसरशी प्रिंट करून सोयीनुसार कोठेही वाचले जाऊ शकते. कॉम्प्युटरचा सोईस्करपणे उपयोग करणे शक्य नाही अगदी अशा ठिकाणीसुद्धा; म्हणजे चक्क अंथरूणापासून बाथटब ते समुद्रकिनारा अशा कोणत्याही ठिकाणी प्रिंट केलेला कागद घेऊन जाणे शक्य आहे.

आणखीन एक गोष्ट म्हणजे: पूर्वी केवळ पेशेवाईक मुद्रकांनाच विशिष्ट प्रकारचे डॉक्युमेंट तयार करणे जमत असे; पण, कॉम्प्युटरमुळे आजकाल कोणीही ते करू शकते. फुल-कलर कॉपीज, ड्राफ्ट्‌स आणि अहवालांपासून सचित्र सादरीकरणे, तक्‍ते, आलेख, बिझनेस काड्‌र्स आणि पोस्ट काड्‌र्सपर्यंत काहीही फारसे कष्ट न घेता तयार केले जाऊ शकते. असे करण्याची क्षमता असल्यामुळे साहजिकच निरनिराळे प्रयोग करून पाहण्याचा मोह देखील होतो. यास्तव, कॉम्प्युटरवर काम करणारी व्यक्‍ती एखादे डॉक्युमेंट प्रिंट करते तेव्हा त्याचा फॉन्ट, त्याचे डिझाइन बदलून प्रिंट करण्याचा मोह तिला आवरणार नाही. मग, त्यानंतरही ती त्यात आणखीन काही ना काही सुधार, फेरबदल करेल; आणि याचा अर्थ, ती आणखीन प्रिंटआउट्‌स काढेल!

यास कारणीभूत असणारी आणखीन एक गोष्ट म्हणजे इंटरनेटमुळे आज जवळजवळ अमर्याद असणारी माहिती लोकांना प्राप्त करणे शक्य झाले आहे.b इंटरनेटचा उपयोग करणारे लोक संशोधन केलेल्या साहित्याची सहसा हार्ड कॉपी प्रिंट करत असल्यामुळे साहजिकच कागदाचा वापर बेसुमार वाढतो.

त्याच वेळी, सध्याच्या अमाप कॉम्प्युटर सॉफ्टवेअर आणि कॉम्प्युटर इक्विपमेंटसाठी अधिकाधिक मार्गदर्शक पुस्तकांची गरज भासते. आणि कॉम्प्युटरचा व्यापक उपयोग होत असल्यामुळे अशा मॅन्यूअल्सचे आणि मॅग्झीन्सचे प्रमाण भरमसाट वाढले आहे.

शिवाय, कॉम्प्युटरच्या स्क्रीनवर आणि तेही जुन्या मॉनिटर्सवर वाचण्याचे काही तोटे देखील असू शकतात. त्यापैकी एक म्हणजे, आजही काही लोकांच्या डोळ्यांवर ताण येतो. त्यामुळे कोणत्याही परिस्थितीत, सर्वोत्कृष्ट दृष्टी दर्जासाठी जुने व्हिडिओ डिसप्ले युनिट्‌स दहापटीने सुधारण्याची गरज असेल असा अंदाज व्यक्‍त करण्यात आला आहे.

या व्यतिरिक्‍त, स्क्रीनवर काही वाचण्यापेक्षा कागदाचा एखादा चिटोरा काहींना अधिक सोईस्कर आणि महत्त्वाचा म्हणजे पटकन हाती लागणारा आणि प्रभावी वाटेल. तसेच, प्रिंट केलेले एखादे डॉक्युमेंट एखाद्याच्या कामाची आणि परिश्रमाची उघड पावती असल्याचे म्हटले जाते. शिवाय, इलेक्ट्रॉनिक संदेशापेक्षा एखाद्या अधिकाऱ्‍याच्या किंवा गिऱ्‍हाईकाच्या हातात दिलेल्या डॉक्युमेंटला जास्त महत्त्व आणि जास्त प्रतिसाद दिला जाण्याची शक्यता आहे.

आणि शेवटची एक गोष्ट म्हणजे, अनेकांना असे वाटते की ते आपली सर्व माहिती गमावून बसतील. आणि हे समजण्याजोगे आहे. आज इतक्या अत्याधुनिक बॅकअप सिस्टम्स उपलब्ध असताना देखील वीज उधाण, डिस्क बिघडणे किंवा मग चुकून दाबलेली कळ यांमुळे तास न्‌ तास बसून केलेले काम चुटकीसरशी गायब होण्याची शक्यता असते. त्यामुळे बऱ्‍याचशा लोकांना कागदच अधिक सुरक्षित वाटतो. लक्षात घेण्यासारखी एक गोष्ट म्हणजे, काही तज्ज्ञांच्या मते ॲसिडरहित कागद २०० ते ३०० वर्षे शाबूत राहतो; त्याच्या तुलनेत इलेक्ट्रॉनिक अहवाल मात्र अत्यल्प काळापर्यंतच वाचला जाऊ शकतो. इलेक्ट्रॉनिक माहितीचा दर्जा अतिशय मंद गतीने खालावतो हे मान्य. पण, त्याच वेळी तंत्रज्ञानही कमालीच्या वेगाने प्रगती करत आहे. जुनाट हार्डवेअर आणि सॉफ्टवेअर टाकून दिल्यामुळे जुने कॉम्प्युटर रेकॉड्‌र्स वाचणे फार अवघड होऊ शकते.

तर मग, कागदाशिवाय काम करण्याचे स्वप्न वास्तवात उतरेल की नाही हे आताच सांगता येणार नाही. पण दरम्यान, मार्क ट्‌वेनने म्हटले होते त्याप्रमाणे कागदाच्या मृत्यूची कदाचित नको तितकी अतिशयोक्‍ती करण्यात आली हे स्पष्टच आहे.

आपण वृक्षांना नष्ट करायला निघालोत का?

एका वृक्षापासून कागदाचे किती ताव तयार केले जाऊ शकतात? यात वृक्षाची उंची आणि प्रकार तसेच कागदाचा प्रकार आणि वजन यांसारख्या बऱ्‍याचशा गोष्टी गोवल्या असल्या तरी अंदाजानुसार बाजारात विकल्या जाणाऱ्‍या लाकडाच्या एका रांध्यापासून लिहिण्यासाठी किंवा छापण्यासाठी उपयोग केले जाणारे कागदाचे सुमारे १२,००० ताव तयार करता येतात. इतके असूनही आज वापरला जाणारा भरमसाट कागद अरण्यांची नागवणूक करून त्यांस ओसाड करेल की काय अशी भयशंका आहे. आपण खरोखरच पर्यावरणसंबंधित संकटाला सामोरे जात आहोत का?

पण, या बाबतीत आपण नको तितकी चिंता करू नये असा ईशारा कागदाचे उत्पादक देतात. यासाठी ते असे कारण देतात की बराचसा कागद—काही देशांत तर ५० टक्के कागद—लाकडाच्या तुकड्यांपासून आणि एरवी केरकचऱ्‍यात जमा झाल्या असत्या अशा लाकडाच्या कारखान्यातील टाकाऊ वस्तूंपासून तयार केला जातो. एवढेच काय, लाकडाच्या तुकड्यांचे विघटन होते तेव्हा पृथ्वीच्या तापमानाशी संबंधित असलेला एक प्रकारचा हरितगृह वायू अर्थात मिथेन बाहेर टाकला जातो. अशाप्रकारे कागद उत्पादनकर्ते लाकडाच्या तुकड्यांचा चांगला उपयोग करतात. पण, पर्यावरण आणि ग्राहक समूह मात्र प्रदूषण निर्माण करण्यासाठी तसेच अरण्याचा गैरवापर करण्यासाठी कागद कारखान्याला दोष देतात. त्यांचे असे म्हणणे आहे, की कागद उत्पादनासाठी वापरले जाणारे इंधनच मुळात हरितगृह वायू उत्पन्‍न करतात! ते असेही म्हणतात, की केरकचऱ्‍यात टाकला जाणारा कागद हलका होत जातो तसतसे अतिरिक्‍त हरितगृह वायू उत्पन्‍न होतात.

पण, वर्ल्ड बिझनेस कौन्सिल फॉर सस्टेनेबल डेव्हलपमेंटच्या एका अभ्यासाने असा निष्कर्ष काढला, की पृथ्वीची साधनसंपत्ती न घटवता देखील अमाप कागद उत्पादन केला जाऊ शकतो. याचे कारण म्हणजे, वृक्षे पुन्हा लावली जाऊ शकतात आणि कागदावर प्रक्रिया करून त्याचाही पुन्हा उपयोग केला जाऊ शकतो. पण तरीही, सदर अभ्यासाने यावर भर दिला की, “कागद चक्राच्या प्रत्येक टप्प्यातल्या अर्थात अरण्य व्यवस्थापन, लगदा आणि कागद उत्पादन; कागदाचा उपयोग, प्रक्रिया करून पुन्हा वापर, ऊर्जा पुनःप्राप्ती आणि शेवटी विल्हेवाट लावणे यातल्या औद्योगिक कार्यपद्धतींत आणखीन बदल करावे लागतील.” पर्यावरणाच्या दृष्टीने उत्तम आणि आर्थिकदृष्ट्या कार्यक्षम असणारा लगदा उत्पन्‍न करण्याच्या प्रयत्नांत कागद कारखाना गव्हाचा पेंढा, झपाट्याने वाढणारी वृक्षे आणि तागाची वृक्षे यांसारख्या पर्यायांकडे आपले लक्ष वळवत आहे. अर्थात, या उपायांचा कितपत वापर केला जाईल आणि ते कितपत परिणामकारक ठरेल हे आताच सांगता येणार नाही.

[तळटीपा]

[२७ पानांवरील चौकट]

ऑफिसमध्ये कागदाचा गैरवापर कसा टाळावा

✔ शक्य तितके कमी प्रिंटिंग करा. स्क्रीनवरच डॉक्युमेंट वाचून त्यात फेरबदल करा. हार्ड कॉपीज आणि कागदी मसुदे बनवण्याचे कमी करा.

✔ मोठ्या डॉक्युमेंट्‌ससाठी लहान आकाराचा पण वाचता येईल अशा फॉन्टचा उपयोग करा.

✔ जेव्हा केव्हा प्रिंटर सुरू केला जातो किंवा तो एखादे डॉक्युमेंट प्रिंट करतो तेव्हा तुमचा प्रिंटर टेस्टचा किंवा बॅनर पेजचा उपयोग करत असेल तर त्यावरील ही विशिष्ट सोय तात्पुरती निकामी करा.

✔ टाकाऊ कागदावर प्रक्रिया करून त्याचा पुन्हा उपयोग करा.

✔ एकाच बाजूला मजकूर असलेल्या कागदावर प्रक्रिया करण्याआधी पुन्हा वापरण्यासाठी उदाहरणार्थ, मसुदे प्रिंट करण्यासाठी किंवा काही खरडण्यासाठी तो बाजूला काढून ठेवा.

✔ शक्य असल्यास कागदाच्या दोन्ही बाजूंवर प्रिंट करा.

✔ ऑफिसमध्ये सगळ्यांना एकच माहिती द्यायची असल्यास प्रत्येकासाठी वेगवेगळे प्रिंटआउट्‌स काढण्याऐवजी एकच प्रिंन्टआउट काढून ती सगळ्यांमध्ये फिरवा.

✔ हार्ड कॉपीचा उपयोग टाळण्यासाठी थेट तुमच्या कॉम्प्युटरवरून फॅक्स पाठवा. हार्ड कॉपीवर फॅक्स पाठवण्याची गरज असली तरी कव्हर शीटचा उपयोग टाळल्यास कागदाची बचत होऊ शकते.

✔ ई-मेल संदेशांचे अनावश्‍यक प्रिंटिंग टाळा.

[२४ पानांवरील चित्र]

काहींच्या मते एका कागदमुक्‍त ऑफिसला जन्मी घालणाऱ्‍या यंत्रांनीच आज आपल्याला कागदाच्या ढिगाऱ्‍याखाली अधिकाधिक पुरून टाकले आहे.

[२६ पानांवरील चित्र]

काही वेळा कॉम्प्युटरवर वाचण्याऐवजी प्रिंट केलेल्या कागदावरून वाचणे सोईस्कर वाटते