Odlašanje – kradljivec časa

»Odlašanje je kradljivec časa.« (Edward Young, okoli 1742)

STOJTE! Ne odlagajte tega članka! Veste, kaj se lahko zgodi. Lahko ga odložite in rečete: »To je zanimiv naslov, toda nimam časa, da bi ga sedaj prebral. Lotil se ga bom kasneje.« Toda kasneje morda nikoli ne pride.

Ne odlašajte z branjem članka o odlašanju! Merite si čas. Verjetno boste lahko ta članek prebrali v približno petih minutah. Potem boste prebrali okoli 10 odstotkov te revije! Poglejte na uro in začnite meriti. (Prebrali ste že 5 odstotkov članka!)

Ali je to odlašanje

Če odlagate - kar bi lahko ali morali narediti sedaj - potem odlašate. Z drugimi besedami, odlagate na jutri, kar lahko storite sedaj, danes. Odlašalec odlaga dejanje, kadar je treba ukrepati.

Nadzornik od nameščenca zahteva poročilo; starši svojim otrokom naročijo, naj počistijo sobo; žena prosi moža, naj popravi pipo. »Bil sem prezaposlen«, »Pozabil sem« ali »Nisem imel časa« so izgovori za neopravljeno delo. Resničnost pa je, da nas le malo rado piše poročila, pospravlja sobo ali popravlja vodovod, ko pa je za opraviti toliko prijetnejših stvari. Zato jih odlagamo, zavlačujemo njihovo dokončanje.

Vendar ali ste vedeli, da včasih, kadar odlagamo kakšen opravek, to ni odlašanje? Neka poslovna ženska, ki prejme zahtevo in ne ve, kaj bi naredila z njo, jo vloži v škatlo na pisalni mizi, z označbo »začasno odloženo«. Po nekaj tednih te stvari pregleda in ugotovi, da polovice od njih sploh ni treba reševati. Rešile so se same ali pa se jih ne zahteva več. Če ste negotovi, ali bi odložili ali opravili, poskusite ugotoviti, kaj se bo zgodilo, če tega, kar odlagate, nikoli ne naredite. Ali bo verjetni izid, če to naredite, boljši ali slabši?

Če lahko in bi morali ukrepati sedaj in bi odlaganje potrebnega dejanja lahko kasneje povzročilo več problemov, potem je to odlaganje odlašanje. Na primer, če pomivamo posodo, potem ko je nekaj časa stala, jo je teže z drgnjenjem očistiti. Posledica tega, da odlagamo vzdrževanje avtomobila, so kasnejša dražja popravila. Če pa prepozno plačujemo račune, so lahko posledice tega višji stroški ali izguba uslug. Neka ženska je izračunala, da je zaradi tega, ker je prepozno plačevala uradne globe za prometne prekrške, prepozno vračala videokasete in knjige iz knjižnice, plačala 46 dolarjev zamudnine! Toliko je bilo samo za en mesec!

Lovljenje kradljivca

Spoznajte, zakaj odlašate. Preglejte naslednje vzroke in premislite, ali lahko ugotovite, kateremu ustreza sedanji projekt, ki ga niste začeli ali dokončali.

Navada:

Če bom čakal do zadnje minute, bom bolj spodbujen, da ga dokončam.

Uživam v vznemirjenju, ki ga občutim, če ga naredim najzadnji trenutek.

Čakal bom, dokler me šef nekajkrat ne opomni, potem bom vedel, da je to nekaj, kar resnično želi imeti narejeno.

Imam toliko dela, da sem pozoren samo na nujne stvari.

Stališče:

Nimam želje ali energije, da opravim nalogo.

Stvari se lotim, ko se mi zljubi delati.

Želim delati kaj drugega.

Primanjkuje mi samodiscipline.

Strah:

Nisem prepričan, da to lahko naredim.

Nimam dovolj časa, da bi to naredil.

To je prevelik projekt. Potrebujem pomoč.

Kaj pa če ne uspem ali ga ne dokončam?

Moram si priskrbeti material, da dokončam projekt.

Bojim se, da me bodo kritizirali ali spravili v zadrego.

Različni ljudje odlašajo na različnih stopnjah. Nekateri odlašajo pred začetkom, ker se jim zdi projekt prevelik. Drugi začnejo, toda ko so nekje na pol poti, navdušenje upade in odložijo dokončanje. Spet drugi pa ga že skoraj končajo, toda začnejo drug projekt in pustijo prvega nedokončanega. (Mimogrede, dobro vam gre. Ste že na polovici tega članka.)

Vaši razlogi, da ne začnete ali dokončate nekega projekta, lahko spadajo v vse tri kategorije. V knjigi The Now Habit (Današnje navade) je Neil Fiore napisal: »Tri glavne stvari, ki so podlaga večini težav z odlašanjem, so: počutiti se kot žrtev, prezaposlenost in strah pred neuspehom.« Kakršni koli že so razlogi, če jih lahko natančno določite, boste bližje rešitvi.

Če niste prepričani, zakaj odlašate, si naredite tedenski zapis vaših dejavnosti s polurnimi presledki. Ugotovite, kako porabljate čas. Lahko bo zares presenetljivo videti, koliko časa med pomembnimi nalogami porabimo za sorazmerno nepomembne stvari. Toda kaj potem?

Pomislite na posledice

Če pričakujete, da bo nekaj narejeno, ne da bi se bilo treba za to potruditi, lahko to povzroči potrtost. Ko se bližate pričakovani mrtvi točki, začutite pritisk in bojazen. S tem ko se ti občutki krepijo, je vaša ustvarjalna sposobnost lahko ovirana. Niste več tako nagnjeni k temu, da bi presodili ali vrednotili različne načine, kako opraviti nalogo, ampak se predvsem zanimate za to, da jo dokončate.

Na primer: Določeni ste, da podate neko predstavitev. Večer pred tem se usedete, da bi na papir napisali nekaj besed. Za raziskavo vaše teme niste porabili dovolj časa, zato improvizirate. Mogoče bi s samo malo več truda lahko včlenili doživetja, dodatne informacije ali karte, da bi pomagali vašim poslušalcem predstavljati si to temo.

Še ena posledica odlaganja projekta pa je ta, da se v prostem času ne moremo sprostiti. To je zato, ker nas gloda občutek (ali kdo, ki nas na to stalno spominja), da smo pustili projekt nedokončan.

Kaj naj naredim

Sestavite seznam. Naredite to večer poprej. Napišite na list papirja stvari, ki jih želite naslednji dan opraviti. Tako ne boste česa pozabili in opazili boste svoj napredek, ko boste označili dokončane stvari. Na desno stran vsake naloge zapišite, koliko časa boste po predvidevanju rabili, da boste stvar opravili. Če delate dnevni seznam »opraviti«, uporabljajte minute. Če pa delate seznam projektov, uporabljajte ure. Ta seznam sestavite večer prej. Za njegovo pripravo si vzemite nekaj minut. Pri roki imejte mesečni koledar. Ko sprejmete naloge in zmenke, jih vpišite vanj.

Ko pregledujete delo za naslednji dan, naredite prednostno listo stvari v vašem koledarju, tako da vsako stvar, ki jo je treba opraviti, ob strani označite z A, B, C in tako naprej. Nekateri delo bolje opravijo zjutraj, drugi popoldne ali zvečer. Načrtujte vaš največji projekt za takrat, ko ste najučinkovitejši. Manj prijetna dela postavite pred prijetnejša.

Označite čas. Če vedno kasnite, dobesedno tečete, ker ste pozni, se naučite označiti čas. To je, da točno presodite, koliko časa boste potrebovali, da opravite nalogo. Dodajte temu času nekaj dodatnih minut za »nesreče«, ki se lahko zgodijo. Ne pozabite pustiti dovolj časa med samimi nalogami. Dodati morate še čas za potovanje. Ne morete končati sestanka ob 10. uri dopoldan in biti ob isti uri na drugem, tudi če je v naslednji sobi, da ne govorimo, če je na drugem koncu mesta. Vmes si pustite dovolj časa.

Pooblastite. Pogosto poskušamo narediti vse sami, čeprav nam vedno ni treba. Kdo drug bo morda lahko za nas odnesel paket, če vemo, da gre na pošto.

Razdelite delo. Včasih novega projekta ne pričnemo zaradi njegove obsežnosti. Zakaj ne razdelite večje naloge na več manjših? Ko bomo dokončali manjše naloge, bomo opazili naš napredek in bomo spodbujeni, da dokončamo naslednjo fazo.

Načrtujte motnje. Med našim delovnim dnevom so vedno motnje - telefonski klici, obiskovalci, težave, pošta. Želimo delati učinkovito, kar pa zajema delo z drugimi, ki imajo ravno tako skrajne roke. Če se ukvarjamo samo s tem, da bi bili učinkoviti, se bomo vznemirili, ko bodo drugi zmotili naše dejavnosti. Zato načrtujte motnje. Dnevno rezervirajte čas za nenačrtovana opravila. Ko se ta pojavijo, boste lahko poskrbeli zanje, ker boste vedeli, da ste pustili nekaj časa tudi zanje.

Nagrada. Ko načrtujete, bi morali za intenzivno ali zbrano delo planirati okoli 90 minut. Ne pozabite načrtovati časa za pripravo na delo. Potem ko ste res začeli ter delali uro in pol, boste morda potrebovali kratek odmor. Če delate v pisarni, prenehajte, se pretegnite in premišljujte o čem. Če delate zunaj, si privoščite nekaj osvežitve. Nagradite se za svoje delo. (Propovednik 3:13)

Samo pomislite, ta članek ste dokončali približno pet minut zatem, ko ste prebrali naslov. Morda ste na poti, da se popravite!