Wat maakt iemand tot een goede secretaresse?

Is het een uitstervend beroep?

Of is er een tekort?

Is het werkelijk een slavenbaan?

„PLOTSELING een nieuw tekort aan secretaressen” — aldus het blad Business Week van 8 augustus 1977. In een commentaar op de betrekkelijke schaarste aan vrouwen die thans voor dit werk beschikbaar zijn, schreef het: „Directeuren beklemtonen overal dat het gebrek aan bekwaamheid — in steno, typen en gewoon goed taalgebruik — even sterk tot het ontstaan van een secretaressentekort heeft bijgedragen als het gebrek aan beschikbare personen. . . . Goed typen en stenograferen zijn zeldzame vaardigheden geworden.”

Wat eveneens tot dit tekort aan secretaressen heeft bijgedragen, zijn de feministische gedachten en de regeringsdruk op bedrijven om vrouwen „een gelijke kans” te geven. Het woord „secretaresse” heeft voor veel vrouwen een „nare klank” gekregen. Onlangs verklaarde het blad Mademoiselle dat — volgens een onderzoek van de Amerikaanse Secretaressenbond — de ’secretaressen die alles liever willen dan toe te geven dat ze secretaresse zijn, alsmede de „vrouwenbewegingen”, bezig zijn het beroep van secretaresse een slechte naam te bezorgen’.

Wat maakt een secretaresse werkelijk waardevol? Niet alleen een goede vaardigheid in typen en stenograferen. Een groot deel van de vereiste hoedanigheden zijn in feite voor elke baan of verantwoordelijkheid in het leven noodzakelijk.

Zaken vertrouwelijk kunnen houden

Aan een secretaresse moet bijvoorbeeld vertrouwelijke informatie kunnen worden toevertrouwd. Het woord „secretaris” is afgeleid van een Latijns woord dat „vertrouweling” betekent en een van de oorspronkelijke betekenissen is „geheimschrijver”, iemand dus aan wie geheime of vertrouwelijke zaken van een superieur zijn toevertrouwd. De secretaresse moet zichzelf het toevertrouwen van die geheimen waardig betonen, en dit vertrouwelijke contact met haar superieur kan haar beroep bijzonder voldoeningschenkend maken.

Het hoofd van een belangrijke Amerikaanse firma, gespecialiseerd in het werven van topfunctionarissen, gaf het volgende antwoord op de vraag welke hoedanigheid voor een directiesecretaresse onontbeerlijk is: „Ze moet dingen vertrouwelijk kunnen houden. Ze is op de hoogte van veel bedrijfsgeheimen, en tenzij ze op haar hoede is, kan ze zich onbewust iets uit de mond laten vallen — er zijn op kantoor altijd personen die haar opzettelijk proberen ’uit te horen’.”

Ook de president van een bedrijf schreef in zijn getuigschrift voor zijn voormalige secretaresse: „Dit zijn enkele van de vele eigenschappen die [deze vrouw] uitzonderlijk maken. Ik was echter vooral onder de indruk van een andere eigenschap die ik als de belangrijkste van alle beschouw: ze roddelde of praatte nooit over bedrijfszaken. Dat alleen al plaatst haar ver boven de middelmaat.”

Behulpzaam, bereidwillig en punctueel

Verder is de rol van secretaresse van helpende aard. Het tijdschrift McCall’s van maart 1976 schreef: „Het beroep van secretaresse is vooral van helpende aard, bedoeld om te assisteren en niet om persoonlijk te schitteren. . . . erop gericht de tijd en energie van haar baas te sparen, door hem of haar te ontlasten van mechanische handelingen en detailwerkzaamheden, en hem te beschermen tegen onderbrekingen — en zodoende zijn produktiviteit op creatievere niveaus te vergroten.” Een positieve kijk van de secretaresse op deze „helpende” rol — in het besef dat haar afhandeling van kleine klusjes en details de produktiviteit van haar baas zal vergroten — zal aan die onbeduidende en soms tamelijk vervelende aspecten van haar werk meer betekenis verlenen.

Door bereidheid en ook bekwaamheid te tonen in het afhandelen van detailwerkzaamheden bewijst een secretaresse dat ze grotere verantwoordelijkheden kan dragen. Een directiesecretaresse zal, wanneer ze eenmaal op de hoogte is van de wijze waarop haar werkgever denkt, brieven en memo’s voor hem kunnen opstellen, en in veel bedrijven krijgt ze ook speciale werkzaamheden geheel zelf te behandelen.

De bekwame secretaresse dient bereidheid tot werken te tonen, en zelfs zonder te klagen extra uren te willen maken als de situatie daarom vraagt. Punctueel zijn, geen extra lunchtijd nemen, er schoon en verzorgd uitzien, onnodige afwezigheid vermijden, dat zijn karakteristieke hoedanigheden die men als vanzelfsprekend van een secretaresse mag verwachten, maar tegenwoordig treft men ze nog maar zelden aan, en ze worden bijzonder op prijs gesteld.

Erkenning voor goed werk

Een ieder wil graag erkenning ontvangen voor goed verricht werk. Maar op een studieconferentie voor directiesecretaressen was een van de veel gehoorde klachten van de aanwezigen dat er niet voldoende waardering en erkenning bestond voor hun werk.

Er schijnt wat dit betreft echter een geleidelijke verandering in te treden. U.S. News & World Report van 27 juni 1977 meldde: „Ondanks hun klachten zullen de meeste secretaressen verklaren dat ze van hun werk houden en dat ze voelen dat hun werk belangrijk — zelfs onmisbaar — is.” Een secretaresse die in het artikel aan het woord kwam, vertelde dat ze aan nieuwe kennissen niet langer zei dat ze „maar secretaresse” was. „Ik ben er anders over gaan denken”, aldus haar woorden, „toen ik besefte dat wanneer men alle secretaressen uit het gebouw zou halen, ze de zaak maar heel moeilijk draaiende zouden kunnen houden.”

Erkenning en beloning voor goed werk spreekt ook uit de tendens secretaressen hogere salarissen te betalen. Een top-secretaresse verdient maar even iets minder dan een beginnend scheikundige. Een ander „extra” vormen vaak de opleidingen en studieconferenties die men in werktijd en op kosten van het bedrijf kan volgen en die niet alleen liggen op secretaresseterrein, maar ook op het gebied van organisatiekunde, besluitvorming, de omgang met mensen, enzovoort.

Het was op een van die studieconferenties (welke reeds eerder ter sprake kwam) dat de adviseuse een interessant aspect in verband met lof en erkenning onder de aandacht van de aanwezigen bracht. Na hun gevraagd te hebben een lijst te maken van alle vormen van erkenning die ze de afgelopen maand hadden ontvangen, vroeg ze hun ook een lijst te maken van alle keren dat zij hun werkgever een woord van lof hadden geschonken. Er viel een tamelijk verbaasde stilte. „Uw werkgever bevindt zich in een positie waarin betrekkelijk weinig mensen hem kritiek — of lof — zullen geven. U, als zijn assistent, kan hem die zozeer benodigde oprechte erkenning voor zijn inspanningen en prestaties verschaffen.”

Christelijke hoedanigheden en moraliteit

Vooral een ware christin beschikt als secretaresse over bijzondere eigenschappen, eigenschappen die erg veel betekenen: geduld, eerlijkheid, betrouwbaarheid, nederigheid, ijver, vredelievendheid, vriendelijkheid en zelfbeheersing (Ef. 4:25; Kol. 3:23; Gal. 5:22, 23; Hebr. 13:18; 1 Petr. 5:5, 6). Deze christelijke hoedanigheden zullen haar helpen goed om te gaan met de mensen met wie ze te maken krijgt, en het haar eveneens gemakkelijk maken zich aan te passen aan de behoeften van haar werkgever en zijn zakenbelangen boven haar eigen belangen te stellen.

Een ware christelijke vrouw zal echter ook voorzichtig willen zijn in de verhouding tot haar baas. U.S. News & World Report bericht dat secretaressen „klagen . . . over de seksuele toenaderingspogingen van hun superieuren”. En hoewel veel directeuren en bedrijfsleiders niet tot deze categorie zullen behoren, moet in elke verhouding waarbij twee personen nauw met elkaar samenwerken, met respect voor en vertrouwen in elkaar (zoals in de ideale secretaresse-werkgeververhouding), voorzichtigheid in acht worden genomen, want de christelijke beginselen op het gebied van moraliteit blijven altijd gelden. Wanneer een secretaresse zich bij alles wat ze doet, in overeenstemming zal gedragen met de schriftuurlijke beginselen die God in zijn Woord heeft uiteengezet, zal dit gewoonlijk al voorkomen dat de gedachten van een werkgever een verkeerde richting uitgaan.

De bekwame secretaresse heeft dus een beroep dat haar voldoening, stabiliteit en zekerheid kan schenken, en waarin ze een wezenlijke bijdrage kan leveren tot een soepel lopend bedrijfsleven.