वर्गण्या कशा हाताळाव्यात
विश्वभरातील ४० हून अधिक देशांना भारताची शाखा, भारतीय भाषांत नियतकालिकांचा पुरवठा करत असल्याचे पाहणे अतिशय सुखावह आहे. याव्यतिरिक्त, भारतीय भाषांतील वर्गण्या आपण इतर देशांना पाठवतो त्याचप्रमाणे विदेशी भाषांतील वर्गण्याही इतर शाखांमार्फत आपल्याला पाठवल्या जातात; यास्तव, भारत, बांगला देश आणि नेपाळ येथील विदेशी भाषा बोलणाऱ्या व्यक्तींना त्यांच्या स्वतःच्या भाषेत वर्गण्या मिळाव्यात म्हणून त्यांची मदत करणे ही आपल्याकरता एक सुसंधीच आहे. वर्गण्या प्राप्त करण्यातील तुमच्या श्रमांबद्दल आम्ही कृतज्ञ आहोत आणि या बाबतीत एक सकारात्मक वृत्ती राखण्याचेही आम्ही तुम्हाला प्रोत्साहन देतो.
२ तथापि, पोस्ट सेवेमार्फत मिळणाऱ्या नियतकालिकांच्या साठ्यासंदर्भात सबंध देशभरातून काही समस्या आम्ही अनुभवत आलो आहोत. कित्येक वर्गण्या व वितरण नियतकालिकांची पोहच होत नाही; पोहच न केलेली काही नियतकालिके संस्थेकडे परत येतात. याचे विश्लेषण केल्यानंतर असे आढळले, की गोष्टी हाताळण्यात प्रचारक अधिक दक्ष आणि तत्पर असले असते तर यांपैकी अनेक समस्या टाळता आल्या असत्या. यास्तव, पुढील मुद्दे विचारात घेण्याचे आम्ही तुम्हाला उत्तेजन देतो; त्यामुळे उत्तम सेवेची हमी तर मिळेलच, शिवाय वर्गण्या हाताळण्यातील अनावश्यक समस्या व दिरंगाई टाळण्यासही मदत होईल.
३ पूर्वयोजना आखल्याने उत्तम सेवा परिणीत होईल. (उत्प. ४१:३३-३६; लूक १४:२८-३०) उदाहरणार्थ, सहायक पायनियर असल्यास मंडळ्यांना कदाचित नियतकालिकांच्या खास मागण्या कराव्या लागतील. किती जण सहायक पायनियर म्हणून नाव नोंदवतील हे पाहण्यासाठी शेवटल्या घटकेपर्यंत वाट पाहत राहण्यापेक्षा, सेवेत सहभागी होणाऱ्यांच्या अंदाजित संख्येवर आधारित, आधीच खास मागण्या करणे शहाणपणाचे ठरेल. तुम्ही मागणी केलेल्या सर्व नियतकालिकांचा तुम्हाला पुरवठा करण्यास आम्ही इच्छुक असलो तरी, तुम्ही केलेल्या खास मागण्यांची पूर्ती, मागणी केलेल्या अंकाची छपाई केल्यानंतर करणे मात्र शक्य नाही. कृपया याची नोंद घ्या, की तुम्हाला हव्या असणाऱ्या अंकाच्या तुमच्या खास मागण्या, सदर अंक-तारखेच्या ६० दिवसांआधी संस्थेला पोहंचल्या पाहिजेत. तथापि, चालू मागणीत केलेला काही फेरबदल किंवा पत्त्यातील बदल ४५ दिवसांत अंमलात येईल.
४ अचूकता, सुवाच्यता आणि पूर्णता या कोणत्याही टपालाची पोहच यथोचितपणे होण्याच्या प्रमुख बाबी आहेत. वितरण नियतकालिकांसाठी तुम्ही एखादी वर्गणी पावती भरता अथवा टपाल पत्ता लिहिता तेव्हा कृपया हे लक्षात ठेवा, की तुमच्या क्षेत्रांतील स्थानांच्या नावांशी परिचित नसणाऱ्या व्यक्तीला ते अचूकपणे वाचता आणि समजता आले पाहिजे. यास्तव, सर्व आवश्यक माहिती अनुक्रमाने शिवाय सुवाच्यपणे व अचूकपणे पुरवली गेली आहे याची खात्री करा. शहराचे किंवा पोस्ट ऑफिसचे नाव अथवा पिन कोड संक्षिप्त स्वरूपात लिहू नये. माहितीचा प्रत्येक भाग, स्वल्पविराम चिन्हे घालून वेगळा करावा तसेच शब्दांमध्ये अंतर राखा. चुकीच्या किंवा अपुऱ्या माहितीपोटी पोहच होण्यात एकतर दिरंगाई होईल किंवा पोहचच होणार नाही. वर्गण्यांच्या बाबतीत बोलता, तुम्ही जे काही लिहिले आहे ते वर्गणीदाराकडून पुन्हा तपासून घेणे बुद्धिमानीचे असेल. वितरण नियतकालिकांसाठी असणारा टपाल पत्ता हा पोस्टमनला नियतकालिकांची पोहच करण्याइतका सोईस्कर ठिकाणचा असावा.
५ सर्वात अलीकडील सेवा फॉर्म्सचा वापर करा. कार्य सुकर आणि जलदगतीने व्हावे याकरता फॉर्म्स वापरले जातात. उदाहरणार्थ, डिस्ट्रिब्युटर्स ऑर्डर (M-AB-202) फार्मचा वापर करून तुम्ही वितरण नियतकालिकांची नवीन मागणी करू शकता किंवा चालू मागणी वाढवू शकता, कमी करू शकता अथवा रद्द करू शकता वा खास मागणीही करू शकता. यास्तव, संस्थेला पत्रे लिहिण्याऐवजी कृपया यासाठी पुरवलेला सेवा फॉर्म वापरा. वर्गण्यांचे नवीकरण करण्यासाठी कृपया एक्सपायरिंग सबस्क्रिप्शन (M-91/M-191) पावत्यांचा वापर करा. त्या उपलब्ध नसल्यास, एका नवीन वर्गणी पावतीला अथवा रिन्युअल फॉर्मला (M-5/M-105) (वेष्टनावरील) वर्गणीदाराच्या पत्त्याचे लेबल जोडून ते तुम्ही संस्थेला पाठवू शकता. वर्गणी पत्त्यातील बदल, सबस्क्रिप्शन चेंज ऑफ ॲड्रेस (M-205) फॉर्मचा उपयोग करून सहा आठवडे आधी कळविण्यात यावे. बदल करताना नेहमी जुना आणि नवीन, असे दोन्ही पत्ते आम्हाला पाठवा. नियतकालिकाच्या वेष्टनावरील जुन्या पत्त्याचे लेबलही तुम्ही जोडले तर फार मदत होईल. पत्त्यात बदल झाला असल्यास, त्याविषयी स्थानिक पोस्ट ऑफिसला कळवण्यास अथवा तो बदल अंमलात येईपर्यंत पोस्ट ऑफिसमधून नियतकालिके प्राप्त करण्याच्या काही विशिष्ट व्यवस्था आखण्याची सूचना वर्गणीदाराला द्या. त्याचप्रमाणे, मंडळ्यांच्या वितरण नियतकालिक टपाल पत्त्यात काही बदल असल्यास, हा बदल अंमलात येईपर्यंत जुन्या पत्त्याच्या ठिकाणावरून अथवा पोस्ट ऑफिसमधून आपली नियतकालिके प्राप्त करण्याच्या व्यवस्था करण्याची अपेक्षा मंडळ्यांकडून केली जाते.
६ संस्थेकडून आलेल्या वर्गण्या व संस्थेने केलेल्या चौकशींची हाताळणी करण्यात तत्पर असा. मंडळीत वर्गण्या हाताळण्यास नियुक्त केलेल्या व्यक्तीला वर्गण्या प्राप्त केल्यानंतर पुढील सभेत त्या दिल्या जाऊ शकतात. दर आठवडी सचिवाने, प्राप्त झालेल्या सर्व वर्गण्या, मग ती केवळ एक जरी असली तरी, योग्यप्रकारे भरलेल्या वीकली सबस्क्रिप्शन (M-AB-203) फॉर्मसह टपालाने पाठवून द्याव्यात. मन्थली रेमिटेन्सबरोबर पाठवून देण्यासाठी वर्गण्या रोखून ठेवल्या जाऊ नयेत. तुम्ही संस्थेला जे काही पाठवता त्याची एक प्रत जवळ बाळगा. वर्गणीदारांना नियतकालिके मिळत आहेत याची खात्री करण्यासाठी प्रचारकांनी त्यांना पुन्हा जाऊन भेटावे. संस्थेला वर्गणीदारांची वर्गणी पावती मिळाल्याच्या तारखेपासून साधारणतः, सहा आठवड्यांत वर्गणीचा पहिला अंक त्यांच्या हातात पडला पाहिजे. संस्थेकडून तुम्हाला व्हेरिफिकेशन नोटीस (M-232), एक्सपायरी सबस्क्रिप्शन (M-91 किंवा M-191) फार्म, अनडिलिव्हरेबल सबस्क्रिप्शन फॉलो-अप (M-210) फार्म इत्यादी मिळाले असल्यास, कृपया त्वरित कार्यहालचाल करा. पोहच न होण्याजोग्या एखाद्या वर्गणीचा ठावठिकाणा लागल्यास, नियतकालिक पाठवण्यातील संभाव्य व्यत्ययाविषयी वर्गणीदाराला माहिती द्यावी. तथापि, तुमच्या स्पष्टीकरणासह संस्थेला अनडिलिव्हरेबल सबस्क्रिप्शन फॉलो-अप पावती मिळताच नियतकालिक मिळण्यास सुरवात होईल.
७ वितरण नियतकालिकांच्या किंवा वर्गण्यांच्या पाठवणीतील अनियमिततांविषयी त्वरित कळवा. अंक-तारखेपर्यंत वितरण नियतकालिकांपैकी कोणताही अंक मिळाला नसल्यास, कृपया सर्व तपशीलांसहित संस्थेला लिहा. हे कळवण्यात तुम्ही तत्पर असल्यास, तुम्ही जे काही गमावले आहे त्याची भरपाई संस्था करू शकेल. जर एखादी वर्गणी मिळत नसेल, शिवाय संस्थेला वर्गणी पाठवल्यानंतर आठ आठवड्यांहून अधिक कालावधी उलटून गेला असेल तर मंडळीमार्फत याबद्दल कळवण्यात यावे. आधीच्या दोन मासिक विवरणपत्रात याची दर आकारणी केली नसेल तर मग सचिवाने वीकली सबस्क्रिप्शन फॉर्मची एक प्रत तसेच एका उपरिपत्रासहित सर्व संबंधित वर्गणी पावत्यांच्या प्रती पुन्हा एकदा टपालाने संस्थेला पाठवाव्यात. परंतु, मासिक विवरणपत्रात जर याची दर आकारणी केली असेल तर, दर आकारणी केली आहे परंतु वर्गणी (वर्गण्या) मिळत नाही (नाहीत) असे स्पष्टीकरण देणाऱ्या एका उपरिपत्रासह केवळ संबंधित वर्गणी पावत्यांचीच प्रत पाठवावी. कृपया, ज्याकरता विवरणपत्रात आधीच दर आकारणी करण्यात आली आहे त्या वीकली सबस्क्रिप्शन (M-AB-203) फार्मच्या प्रती पाठवू नका.
८ स्थानिक पोस्ट अधिकाऱ्यांबरोबरील चांगला नातेसंबंध, नियतकालिकांची पोहच योग्यप्रकारे करण्यात उत्तम भूमिका बजावतो. आपल्याबरोबर त्यांची चांगली ओळख झाल्याने, आपल्याबद्दल व आपल्या नियतकालिकांबद्दल त्यांना असणारा कोणताही कलुषितपणा दूर होऊ शकतो. ते आपल्यासाठी करत असलेल्या महत्त्वपूर्ण सेवेसाठी त्यांना कृतज्ञता व्यक्त करणे उत्तम परिणाम निष्पन्न करील. (शास्ते ८:१-३) वेळोवेळी, मंडळीतील अनुभवी बांधवांनी (आणि बहिणींनी) स्थानिक पोस्ट अधिकाऱ्यांना मैत्रीपूर्ण भेटी देणे उत्तम आहे. पोस्टमन आणि इतर अधिकाऱ्यांच्या निवासस्थानी मैत्रीपूर्ण चर्चा केल्याने त्यांच्याबरोबर चांगले नातेसंबंध जोपासण्यास मदत होईल. हे नातेसंबंध वृद्धिंगत करण्यासाठी सहकारी असणे, काही निवडक पोस्ट ऑफिसना भेट वर्गण्या सादर करणे व बक्षीसे देणे, या इतर काही गोष्टींचाही तुम्ही विचार करू शकता.
९ वाद घालणारे असू नका. तुमच्या टपालाची पोहच वेळेवर करण्यात पोस्टमनने दिरंगाई केली असली तरी, अनेक समस्या आणि गैरसोयींचा कदाचित त्याला सामना करावा लागला असेल हे लक्षात घेऊन त्याच्याशी सौजन्यानेच वागा. (याको. ३:१३) खासकरून भारी वस्तू अंतर्भूत असल्यास त्या सोडवून घेण्यासाठी स्थानिक पोस्ट ऑफिसशी सहकार्य करा. अशा वेळी, पोस्ट ऑफिसमधून नियमितपणे टपाल गोळा करण्यासाठी, विशेषतः, नियतकालिकांचे गठ्ठे असल्यास, पोस्टमनने तुमच्या घरी त्यांची पोहच करावी अशी अपेक्षा न करता पोस्ट ऑफिसमधून ते प्राप्त करण्यासाठी एखाद्या व्यक्तीला नेमणे उत्तम असेल. तथापि, तुमचे टपाल आले असल्याची माहिती मात्र पोस्टमनने तुम्हाला द्यावी अशी एक विनंती तुम्ही त्याला करू शकता.
१० लौकिक सेवकांव्यतिरिक्त, पोस्ट अधिकाऱ्यांशी व्यवहार करतानाही आपण नेहमी तितकेच सावध व व्यवहारचतूर असावे अशी यहोवा आपल्याकडून अपेक्षा करतो. (मत्त. १०:१६) वर्गण्यांसंबंधी जे काही होते त्याचा संबंध, स्थानिक मंडळीच्या तसेच संस्थेच्या लौकिकतेशी, आणि विशेष म्हणजे देवाच्या नावाशी आहे. (१ शमु. १६:७ब) यास्तव, उत्तम पोस्ट सेवा प्राप्त करण्यासाठी तुम्ही काय करू शकता यावर विचार करण्याचे आम्ही तुम्हाला उत्तेजन देतो. संस्थेच्या मार्गदर्शक सूचना अनुसरल्याने आणि स्थानीय पोस्ट अधिकाऱ्यांशी सहकार्य केल्याने, तुम्हाला उत्तम सेवेची हमी मिळेल असा आमचा विश्वास आहे.
उत्तम सेवेची हमी मिळवण्यासाठी तुम्ही काय करू शकता
(१) वर्गणी पावती भरत असताना सर्व आवश्यक माहिती अचूकपणे, सुवाच्यपणे आणि योग्य अनुक्रमाने लिहिलेली आहे याची कृपया खात्री करा. पत्त्यातील माहितीचा प्रत्येक भाग वेगळा दाखवण्यासाठी स्वल्पविराम चिन्हे वापरा. तुम्ही जे काही लिहिले आहे त्याची वर्गणीदाराकडून पुन्हा खात्री करून घेणे बुद्धिमानीचे आहे.
(२) वर्गणीदाराच्या नावाआधी श्रीमान, श्रीमती, कु. अथवा डॉ. इत्यादी उपसर्ग जोडले जाऊ शकतात, परंतु शेवटी प्रत्यय जोडण्याची सामान्यतः गरज भासत नाही.
(३) पोस्ट ऑफिस आणि शहराचे नाव, तसेच महानगर शहरांचे नावही संक्षिप्त स्वरूपात नव्हे तर पूर्णपणे लिहिण्यात यावे. तुम्हाला पिन कोड माहीत नसेल तर कृपया त्याकरता पुरवलेल्या जागेच्या मधोमध एक रेष ओढा.
(४) मंडळीचा क्रमांक म्हणजे वर्गणीदार ज्या क्षेत्रात राहतो त्या मंडळीचा क्रमांक असावा. तो जर तुमच्या मंडळीबाहेरील क्षेत्रांत राहणारा असेल आणि तो ज्या क्षेत्रातला आहे तेथील मंडळीचा क्रमांक तुम्हाला ज्ञात नसल्यास, कृपया त्याकरता पुरवलेल्या जागेच्या मधोमध एक रेष ओढा.
(५) भेट वर्गण्या असल्यास, वर्गणी पावतीच्या उजव्या बाजूला वरच्या कोपऱ्यात असलेल्या चौकटीत तशी खूण करावी. वर्गणी भेट देणाऱ्या व्यक्तीचे नाव आणि ठिकाण याचा तपशील, वर्गणी प्राप्त करणाऱ्या व्यक्तीची माहिती लिहिण्यासाठी पुरवलेल्या जागेत लिहिला आहे याची खात्री करा.
(६) भाषेची माहिती पूर्णपणे लिहिण्यात यावी; इंग्रजी वर्गण्यांसंबंधीही हीच गोष्ट लागू होते. ब्रेल वर्गणीसाठी भाषेसहित तसा उल्लेख करा. (उदाहरणार्थ: “ब्रेल-इंग्रजी.”) सध्यातरी, कोणत्याही भारतीय भाषेत कोणतीही ब्रेल साहित्ये उपलब्ध नाहीत.
(७) स्थानिक वर्गणीकरता असणारा कालमान, किमान १२ अंक आणि कमाल ५ वर्षे इतका आहे पण कोणतीही एअर मेल वर्णगी एकाहून अधिक वर्षांसाठी प्राप्त करू नये.
(८) नवीकरण: नवीकरणासाठी कृपया सबस्क्रिप्शन एक्सपायरी पावत्या (M-91 आणि M-191) यांचा वापर करा. त्या उपलब्ध नसल्यास, रिन्युअल फॉर्म (M-5/M-105) अथवा नवीन पावत्या वापरा. अशा वेळी, वर्गणीदाराला मिळालेल्या नियतकालिकेच्या वेष्टनावरील त्याच्या पत्त्याचे लेबल जोडल्यास फार उत्तम होईल.
(९) मोठ्या अक्षर छपाईच्या आवृत्त्या, टेहळणी बुरूज नियतकालिकात पृष्ठ २ वर दाखवल्याप्रमाणे काही भाषांत उपलब्ध आहेत (कोणत्याही भारतीय भाषेत उपलब्ध नाही). यांत केवळ अभ्यासाचे लेख असतात.
(१०) दर: वर्गण्यांचे चालू दर नियतकालिकांत दाखवलेले आहेत. पायनियरांसाठी व ब्रेल वर्गण्यांसाठी असलेल्या दरांची माहिती अगदी अलीकडील वॉचटावर पब्लिकेशन्स कॉस्ट लिस्ट यातून प्राप्त करावी; तथापि, आमची राज्य सेवा यातील घोषणेत याबदली दुसरी काही माहिती दिली असल्यास हे अपवादक आहे. वर्गणी पावतीवर दाखवलेली रक्कम आणि वीकली सबस्क्रिप्शन फॉर्मवर दाखवलेली रक्कम यांच्यात मेळ बसत असल्याची खात्री सचिवाने करावी.
(११) भारतातून, अरबी आखाती देश सोडून परदेशी पाठवलेल्या नियतकालिकांचे एअर मेल वर्गणी दर सध्या, नेहमीचे वर्गणी दर यासहित प्रत्येक टपालामागे ९.०० रुपये आहे. आखाती देशांसाठी असलेल्या सर्व वर्गण्या फर्स्ट क्लास मेलमार्फत पाठवल्या जातात आणि त्याचा टपालखर्च प्रत्येक टपालामागे ११.०० रुपये आहे. इतर देशांत छापलेल्या नियतकालिकांच्या अगदी अलीकडील एअर मेल दरांविषयी संस्थेकडून माहिती करून घ्या.
(१२) स्थानिक मंडळीमार्फत प्रचारकांच्या वैयक्तिक वर्गण्यांसह सर्व वर्गण्या पाठवून द्या. तसेच, संस्थेकडे काही चौकशी करावयाची आवश्यकता असल्यास कृपया ती मंडळीमार्फत करा. प्राप्त केलेल्या सर्व वर्गणी पावत्या डुप्लिकेट प्रतींसहित, त्या प्राप्त केल्यानंतर पुढील सभेत, वर्गणी हाताळणाऱ्या व्यक्तीस द्या. दर आठवडी सचिवाने, प्राप्त झालेल्या सर्व वर्गण्या, मग ती केवळ एक जरी असली तरी योग्य प्रकारे भरलेल्या वीकली सबस्क्रिप्शन (M-AB-203) फॉर्मसह टपालाने पाठवून द्याव्यात. मन्थली रेमिटेन्ससोबत पाठवून देण्यासाठी कोणतीही वर्गणी रोखून ठेवली जाऊ नये.
(१३) वर्गणीदारांना नियतकालिके मिळत असल्याची खात्री करण्यासाठी वर्गणीदारांना पुन्हा जाऊन भेटा. संस्थेला वर्गणी पावती/पावत्या पोहंचल्याच्या वेळेपासून, वर्गणीदाराला नियतकालिकेची/नियतकालिकांची पहिली प्रत मिळण्यासाठी जवळजवळ सहा आठवडे लागतील.
(१४) संस्थेला वर्गणी पावत्या टपालाने पाठवल्यापासून आठ आठवड्यांहून अधिक कालावधीपर्यंत वर्गण्या मिळाल्या नाही तर मंडळीमार्फत त्याविषयी कळवावे. आधीच्या दोन मासिक विवरणपत्रांत एखादी दर आकारणी केली नसल्यास, सचिवाने उपरिपत्रासहित वीकली सबस्क्रिप्शन्सची एक प्रत तसेच संबंधित वर्गणी पावत्यांच्या डुप्लिकेट प्रती पुन्हा टपालाने पाठवाव्यात. मासिक विवरणपत्रात दर आकारणी केली असल्यास, वर्गण्यांची दर आकारणी केली आहे परंतु, त्या मिळाल्या नाहीत असे स्पष्टीकरण देणाऱ्या उपरिपत्रासहित केवळ संबंधित वर्गणी पावतीची प्रत पाठवा. ज्याकरता विवरणपत्रात आधीच दर आकारणी करण्यात आली आहे त्या वीकली सबस्क्रिप्शन्स फार्म्सच्या प्रती कृपया पाठवू नयेत.
(१५) पत्ता बदलला असल्यास सबस्क्रिप्शन चेंज ऑफ ॲड्रेस (M-205) फॉर्मचा उपयोग करून, शक्यतो सहा आठवडे आधी नवा व जुना पत्ता देऊन याबद्दल कळवा. शक्य असल्यास कृपया, वर्गणीदाराचा जुना पत्ता सूचित करणारे पत्त्याचे लेबलही जोडा. बदललेल्या पत्त्याविषयी स्थानिक पोस्ट अधिकाऱ्यांना कळवण्यास आणि/अथवा हा बदल अंमलात येईपर्यंत जुन्या पत्त्याच्या ठिकाणावरून नियतकालिके प्राप्त करण्यास वर्गणीदारांना सूचना द्या.
(१६) “अनडिलिव्हरेबल सबस्क्रिप्शन फॉलो-अप” पावत्या, ज्याने वर्गणी प्राप्त केली आहे त्यास देण्यात याव्यात म्हणजे गोष्टी यथास्थित करण्यासाठी तो वर्गणीदाराची भेट घेऊ शकेल. संस्थेकडून आलेल्या अशा कोणत्याही चौकशींची हाताळणी करण्यात तत्पर असा.
(१७) तुमच्या टपालाची पोहच वेळेवर करण्यात त्यांनी दिरंगाई केली असताही पोस्ट अधिकाऱ्यांशी सौजन्यपूर्ण आणि सहकारी असा. यामुळे ते उत्तम मनःस्थितीत असतील, शिवाय त्यांच्या मनात घर करून असलेला कोणताही कलुषितपणा देखील दूर होईल.
तुम्ही या सूचना काळजीपूर्वक अनुसरल्यास आमचा विश्वास आहे, की वर्गण्या हाताळण्यातील दिरंगाईस कारणीभूत असणाऱ्या बहुतेक समस्यांचे निरसन होईल.