Vrijeme — jesi li njegov gospodar ili rob?
“ZAŠTO si zakasnio”, upitao je učitelj Alberta koji je ulazio u učionicu. “Zato što sam cijelim putem do škole gurao svoj bicikl”, odgovorio je Albert skoro bez daha.
“Pa, zašto nisi vozio bicikl?” znatiželjno je upitao učitelj. “Zato što je”, objasnio je Albert, “bilo toliko kasno da nisam imao vremena stati i popeti se na bicikl”.
Ova preuveličana komična pričica pokazuje situaciju u kojoj se mnogi svakodnevno nađu. U žurbi zbog mnogih obaveza i rokova, možda se osjećamo kao na utrci od jedne stvari do druge. No, ponekad, poput Alberta, usporimo da bi zaključili kako nemamo vremena zaustaviti se i reorganizirati kako bi bili djelotvorniji.
Bilo kako bilo, mi možemo uštedjeti vrijeme, u jednom dužem razdoblju postići više, te smanjiti napetost, ukoliko zastanemo da bismo izoštrili svoju vještinu upravljanja vremenom. Tada nam vrijeme više neće izgledati poput okrutnog gospodara, nego nam ono može postati koristan sluga.
Kako možeš djelotvornije upravljati svojim vremenom? Evo nekoliko prijedloga. Dok čitaš, odaberi one prijedloge koji odgovaraju tvojim potrebama i prilagodi ih svojim okolnostima.
Napravi dnevni plan
Zamisli da je tvoj dan upravo započeo. Pred tobom je naizgled beskrajni niz obaveza. Pomisao na sve te dužnosti može u tebi izazvati strah. Gdje ćeš započeti? Isplaniraj dan.
Mnogi započnu dan tako da načine popis obaveza. Jedna osoba s mnogo odgovornosti u nekoj velikoj organizaciji bilježi kako ispunjava svoj raspored. On kaže: “Imam popis stvari koje trebam uraditi. Kad se pojave ili mi padnu napamet nove obaveze, pridodam ih popisu. Tada svaku stvar koju obavim prekrižim”.
Možda bi sličan pismeni plan pomogao i tebi da organiziraš svoje dnevne aktivnosti? Možda kažeš: ‘To bi mi pomoglo da započnem, ali nikad ne bih obavio sve s popisa!’ Tu si vjerojatno u pravu. Zato je korisno ...
Postaviti prioritete
Prioritete možeš postaviti tako da stvari na svom popisu poredaš prema važnosti. Tada, koliko je to moguće, rješavaj stvari tim redosljedom. Naravno da ćeš nekad morati učiniti izuzetak i nećeš moći rješavati stvari po strogom redosljedu prioriteta, već prema tome kakve su ti okolnosti i sklonosti. Budi fleksibilan. Tvoj cilj je da zadržiš kontrolu nad stvarima, tako da ono što obaviš svaki dan bude obavljeno s namjerom, a ne slučajno.
Ne žuri s posla na posao i nemoj neprestano brinuti o tome hoćeš li obaviti sve s popisa. Savjetnik za raspored vremena Alan Lakein naglašava: “Rijetko se dođe do dna popisa stvari koje treba obaviti. Nije stvar u tome da se riješi sve sa popisa, nego kako ćeš najbolje iskoristiti svoje vrijeme”.
To ćeš postići onda ako većinu svog vremena usmjeriš na ono što je doista važno. Što se tiče neobavljenih pojedinosti, vidi da li ih možeš povjeriti nekome drugom ili ih prenijeti na sutrašnji popis. Jedan stroži pogled na manje prioritetne pojedinosti ponekad otkriva da njih uopće ne treba obaviti. S druge strane, neka pojedinost sa dna današnjeg popisa možda će sutra imati veći prioritet.
Ali, kako ćeš odrediti koje su djelatnosti na tvom popisu od najvećeg prioriteta? Konačno, kad pogledaš svoj spisak obaveza možda ti mnoge stvari izgledaju jednako važnima. Dakle, da bi djelotvorno rasporedio prioritete ti moraš ...
Razlučiti što je “hitno” što “važno”
Jedan mudri kralj iz biblijskih vremena rekao je da bi čovjek trebao ‘uživati dobra od svakoga truda svojega’ (Propovjednik 3:13). Neki zadaci donose bolje rezultate od drugih. Kad, dakle, gledaš spisak obaveza, razmisli o tome kakve će rezultate svaka od tih obaveza donijeti. Hoće li znatna korist biti od toga ako se taj posao dovrši? Hoćeš li “uživati dobra” od svog truda? Ako nećeš, to možda nije zadatak najvećeg prioriteta.
Istina je da na prvi pogled sve s tvog popisa možda izgleda hitnim. No, jesu li hitne stvari uvijek i važne i zaslužuju li da se u njih uloži glavnina vremena? Micheel LeBoeuf, profesor za raspored vremena na univerzitetu New Orleans, primjećuje: “Važne stvari su rijetko kad hitne, a hitne stvari su rijetko kad važne. Hitnost da se popravi probušena guma dok kasnite na sastanak mnogo je veća od toga da se sjetite uplatiti osiguranje za svoj automobil, ali važnost (gume) je u većini slučajeva relativno malena”.
Zato se on jada: “Nažalost, mnogi od nas utroše svoj život u žurbi pod tiranijom hitnosti. Posljedica toga je da zanemarujemo manje hitne, ali važnije stvari u životu. To je ubojica velike djelotvornosti”.
Dakle, kad postavljaš prioritete upitaj se koje su aktivnosti zaista važne. Zatim pokušaj utrošiti većinu svog vremena na njih. Možda nekoj hitnoj stvari ne treba odmah pridati pažnju. Opravdava li ona ulaganje mnogo vremena? Možeš li je riješiti brzo, a zatim prijeći na drugu aktivnost kojom će se više postići? Još bolje, možeš li je povjeriti nekom drugom?
Nesumnjivo ćeš se složiti da se više isplati raditi na nečemu što donosi važne rezultate, nego jednostavno biti zaposlen nečim što je pri ruci. Pokušaj što više svojih napora usmjeriti na aktivnosti kojima se stvarno nešto postiže.
Pravilo 80/20
Ako primijeniš načela o kojima smo do sad govorili, koji ćeš postotak svojih dnevnih aktivnosti svrstati među najprioritetnije? Naravno, to će ovisiti o specifičnosti tvojih odgovornosti. Ali, neki stručnjaci s područja rasporeda vremena smatraju da u mnogim slučajevima možeš svoj popis prioriteta najveće važnosti suziti na 20 posto. Oni, kao vodič, navode pravilo 80/20.
Ovo je načelo formulirao talijanski ekonomist 19. stoljeća Vilfredo Pareto. Kaže se da samo oko 20 posto uzroka proizvede oko 80 posto rezultata. Ako obratiš pažnju zapazit ćeš da u svakodnevnom životu postoje brojne situacije u kojima se može primijeniti ovo Paretovo načelo. No, kako ovo pravilo 80/20 možeš ti primijeniti u svom korištenju vremena?
Analiziraj pojedinosti sa svog popisa stvari koje moraš obaviti. Možda ćeš postići 80-postotnu djelotvornost ako obaviš 20 posto, tj. dvije od deset navedenih pojedinosti. Ako je tako, to su dvije najvažnije pojedinosti na tvom popisu. Isto tako, analiziraj plan prije nego što se upustiš u njegovo ispunjavanje. Koliko toga je doista od važnosti za cilj kojeg si postavio? Koji dio posla će dovesti do najznačajnijih rezultata? Taj dio zadatka predstavlja prioritet.
Savjetnik za raspored vremena Dru Scott objašnjava kako primijeniti Paretovo načelo: “Uoči važne sastojke koji su neophodni da bi postigao svoj cilj. Prvo to obavi. Za najmanje moguće vrijeme imat ćeš najbolje rezultate”.
Uživaj dobra
Vjerojatno sada shvaćaš da biti gospodar svog vremena ne znači biti zaokupiran time da nikad ne izgubiš ni minutu vremena i ne znači upadati iz krize u krizu. Djelotvorni raspored vremena znači za sada odabrati odgovarajući zadatak. To znači razlučiti koje aktivnosti donose najbolje rezultate i kad god je to moguće utrošiti vrijeme na njih.
Ne postoje čvrsta pravila za to kako ćeš ti osobno organizirati svoje vrijeme. Da bi imao koristi iz prijedloga iznijetih u ovom članku, budi fleksibilan. Eksperimentiraj. Prilagodi. Ustanovi što kod tebe najbolje djeluje. Pročitaj misli iz okvira na ovoj stranici i vidi što će ti pomoći nemilosrdnog gospodara pretvoriti u korisnog slugu.
Kakav ćeš samo osjećaj ispunjenosti imati na kraju svakog dana ako uspiješ bolje ovladati svojim vremenom! Iako vjerojatno i za sutra još ostaju mnoge dužnosti, bit ćeš zadovoljan jer znaš da si svoje napore usmjerio prema najvažnijim stvarima. ‘Uživat ćeš dobra’ od svog truda.
Možda ćeš čak utvrditi da u najmanju ruku ima dovoljno vremena za ono što je zaista važno. Tada nećeš biti žrtva grozničavih okolnosti, nego ćeš biti gospodar svog vremena. To će ne samo povećati djelotvornost tvog rada, nego će vjerojatno povećati i tvoju radost.
[Okvir na stranici 10]
NAČINI UŠTEDE VREMENA
1. Imaj jasan raspored vrijednosti i ciljeva u životu. To je ključ za postavljanje dnevnih prioriteta.
2. Na zadacima koji zahtijevaju koncentraciju radi onda kad si najbudniji.
3. Telefoniraj onda kad je najsigurnije da ćeš naći osobu.
4. Povjeri posao drugima kad god je to moguće. To će ti omogućiti da učiniš više, a drugi će stjecati iskustvo.
5. Kad obavljaš uredski posao s papirima, pokušaj svaki papir riješiti odmah, ne odlažući ga privremeno u ladicu.
6. Na sastanku s drugima drži se dnevnog reda, vremena početka i završetka.
7. Organiziraj da na svom području rada imaš pri ruci potrebna pomoćna sredstva.
8. Ne osjećaj se obaveznim prihvatiti svaki društveni poziv. Nauči taktično reći ne.
9. Što je moguće više standardiziraj popis kupnje i nabavke, a ne da uvijek iznova praviš novi.
10. Dovoljno se odmaraj i opuštaj kako bi mogao djelotvornije raditi.
11. Postavi rokove.
12. Ne odgađaj.
13. Velike obaveze razdijeli na manje.
14. Ne traži savršenstvo. Usredotoči se na ono što je zaista važno.
15. Dobro iskoristi vrijeme dok čekaš. Piši pismo, čitaj ili obavi nešto drugo što je bitno.
16. Znaj da će biti prilika kad ćeš morati vrijeme utrošiti na aktivnosti koje nisi planirao. Ne gubi vrijeme izjedajući se zbog toga, nego prioni da to obaviš.