การผัดวันประกันพรุ่ง ตัวขโมยเวลา
“การผัดวันประกันพรุ่งเป็นตัวขโมยเวลา.”—เอ็ดเวิร์ด ยัง ราว ๆ ปี 1742.
หยุดก่อน! อย่าเพิ่งวางบทความนี้ลง! คุณคงทราบว่าอาจเกิดอะไรขึ้น. คุณอาจวางมันลงและพูดว่า “นั่นเป็นหัวเรื่องที่น่าสนใจ แต่ฉันไม่มีเวลาอ่านตอนนี้. ฉันจะอ่านทีหลัง.” แต่คุณอาจจะไม่มีเวลาอ่านอีกเลย.
อย่าผัดวันประกันพรุ่งที่จะอ่านบทความเรื่องการผัดวันประกันพรุ่ง! ลองจับเวลาดู. คุณคงจะสามารถอ่านจบในราวห้านาที. เมื่อถึงตอนนั้นคุณก็ได้อ่านไปแล้วประมาณ 10 เปอร์เซ็นต์ของวารสารนี้ทั้งเล่ม! ดูนาฬิกาของคุณและเริ่มจับเวลาเดี๋ยวนี้. (คุณอ่านมาได้ 5 เปอร์เซ็นต์แล้ว!)
เป็นการผัดวันประกันพรุ่งไหม?
ถ้าคุณผัดหรือเลื่อนสิ่งที่คุณทำได้หรือควรจะทำในตอนนี้ คุณก็ผัดวันประกันพรุ่งนั่นเอง. พูดอีกอย่างหนึ่ง คุณเลื่อนสิ่งที่คุณสามารถทำตอนนี้ วันนี้ ไปพรุ่งนี้. คนที่ผัดวันประกันพรุ่งเลื่อนการกระทำออกไปในเมื่อการลงมือทำนั้นแหละเป็นสิ่งจำเป็น.
หัวหน้าสั่งลูกน้องให้ทำรายงาน; บิดามารดาบอกลูก ๆ ให้ทำความสะอาดห้องของเขา; ภรรยาขอสามีให้ซ่อมก๊อกน้ำ. “ผมไม่ว่าง” หรือ, “ผมลืม” หรือ, “ผมไม่มีเวลา” เป็นข้อแก้ตัวที่ไม่ได้ทำสิ่งนั้น. ความจริงก็คือ น้อยคนชอบทำรายงานหรือทำความสะอาดห้องหรือซ่อมประปา เมื่อมีสิ่งที่น่าเพลิดเพลินมากกว่าให้ทำ. ดังนั้น เราจึงผัดเลื่อนออกไป เราถ่วงเวลาไว้ก่อน.
แต่คุณทราบไหมว่าบางครั้งไม่ใช่เป็นการผัดวันประกันพรุ่งเมื่อเราเลื่อนทำบางสิ่งออกไป? สตรีนักธุรกิจคนหนึ่งซึ่งได้รับคำร้องและไม่รู้ว่าจะทำอย่างไร จึงเก็บไว้ในกล่องที่ติดฉลากว่า “รอไว้ก่อน” บนโต๊ะของเธอ. หลังจากนั้นสองสามสัปดาห์ เธอทบทวนรายการเหล่านี้และพบว่าครึ่งหนึ่งไม่ต้องทำอะไรเลย. ปัญหาเหล่านั้นหมดไปเองหรือไม่เป็นที่ต้องการอีกต่อไป. ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะหน่วงไว้ก่อนหรือจะทำ ก็ลองคิดดูว่าจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ทำสิ่งที่หน่วงไว้นั้นเลย. ผลที่ออกมาดูท่าจะดีกว่าไหมหากคุณทำ หรือจะแย่กว่า?
หากเราสามารถทำและควรทำตอนนี้ และการเลื่อนสิ่งที่ต้องทำออกไปนั้นอาจก่อปัญหามากขึ้นได้ในภายหลัง นั่นแหละเป็นการผัดวันประกันพรุ่ง. ตัวอย่างเช่น การล้างจานชามหลังจากทิ้งไว้จนคราบติดแข็งทำให้ล้างยากขึ้น. การเลื่อนเวลาบำรุงรักษารถออกไปอาจยังผลให้เสียค่าซ่อมมากในภายหลัง. การจ่ายบิลล์ล่าช้าอาจต้องเสียเงินเพิ่มหรือไม่ได้รับการบริการ. สตรีผู้หนึ่งได้คำนวณว่า ใบสั่ง, วีดิโอเทป, และหนังสือห้องสมุดที่เลยเวลากำหนดทำให้เธอต้องเสียค่าปรับความล่าช้ารวม 1,150 บาท! นั่นแค่เดือนเดียว!
การจับขโมย
จงทำความเข้าใจถึงสาเหตุที่คุณผัดวันประกันพรุ่ง. ลองพิจารณาเหตุผลต่าง ๆ ต่อไปนี้ และดูว่าคุณสามารถระบุได้ไหมว่าข้อไหนตรงกับโครงการที่มีอยู่ซึ่งคุณยังไม่ได้เริ่มหรือยังทำไม่เสร็จ:
นิสัย:
ถ้าฉันคอยจนนาทีสุดท้าย ฉันจะมีแรงกระตุ้นมากกว่า ที่จะทำให้เสร็จ.
ฉันชอบความตื่นเต้นที่มีเมื่อทำในวินาทีสุดท้าย.
ฉันจะคอยจนกระทั่งเจ้านายเตือนสองสามครั้ง แล้วฉันก็รู้ว่าสิ่งนั้นแหละที่เขาต้องการให้ทำจริง ๆ.
ฉันมีงานมากเหลือเกิน จนเฉพาะงานที่เร่งด่วนเท่านั้นที่ฉันเอาใจใส่.
เจตคติ:
ฉันไม่มีความปรารถนาหรือแรงกระตุ้นที่จะทำงานซึ่งได้รับมอบหมาย.
ฉันจะทำจริง ๆ ก็ต่อเมื่อมีอารมณ์และสามารถทำได้.
ฉันอยากจะทำอย่างอื่น.
ฉันขาดวินัยสำหรับตัวเอง.
ความกลัว:
ฉันไม่แน่ใจว่าฉันสามารถทำได้.
ฉันไม่มีเวลาพอที่จะทำ.
เป็นโครงการที่ใหญ่เกินไป. ฉันต้องการความช่วยเหลือ.
จะว่าอย่างไรหากฉันไม่ประสบความสำเร็จ หรือทำไม่เสร็จ?
ฉันต้องมีวัตถุปัจจัยต่าง ๆ เพื่อทำให้โครงการสำเร็จ.
ฉันกลัวว่าจะถูกวิพากษ์วิจารณ์หรือขายหน้า.
แต่ละคนผัดวันประกันพรุ่งในขั้นตอนต่างกัน. บางคนผัดวันประกันพรุ่งก่อนเริ่ม เพราะพวกเขามองดูโครงการนั้นว่าใหญ่เกินไป. ส่วนคนอื่นลงมือทำ แต่หลังจากทำไปประมาณครึ่งหนึ่ง ความกระตือรือร้นเริ่มลดน้อยลง และพวกเขาก็ดองงานไว้ไม่ทำให้เสร็จ. คนอื่น ๆ ทำงานจวนจะเสร็จ แต่แล้วไปเริ่มอีกโครงการหนึ่ง ทิ้งงานชิ้นแรกให้ค้างเติ่ง. (ถึงอย่างไร คุณก็กำลังทำดี. คุณได้อ่านบทความนี้ไปครึ่งหนึ่งแล้ว.)
เหตุผลที่คุณไม่เริ่มหรือทำให้โครงการหนึ่งแล้วเสร็จอาจจำแนกได้ทั้งหมดสามประเภท. ในหนังสือนิสัยทำทันที (ภาษาอังกฤษ) นีล ฟีโอเร เขียนดังนี้: “ประเด็นสำคัญสามประการที่อยู่เบื้องหลังปัญหาส่วนใหญ่เรื่องการผัดวันประกันพรุ่งก็คือ: มีความรู้สึกเหมือนไม่ได้รับความเป็นธรรม, รับไม่ไหว, และกลัวจะทำไม่สำเร็จ.” ไม่ว่าจะเป็นเหตุผลอะไรก็ตาม ถ้าคุณสามารถชี้สาเหตุได้ คุณก็เข้าไปใกล้วิธีแก้แล้ว.
ถ้าคุณไม่แน่ใจถึงสาเหตุที่คุณผัดวันประกันพรุ่ง ให้ทำบันทึกกิจกรรมต่าง ๆ ของคุณทุกครึ่งชั่วโมงในหนึ่งสัปดาห์. แล้วตรวจดูว่าคุณใช้เวลาอย่างไร. อาจทำให้ตะลึงงันที่เห็นว่าเราใช้เวลาไปมากแค่ไหนกับสิ่งที่ไม่ค่อยสำคัญระหว่างที่ทำงานสำคัญ. แต่จะว่าอย่างไรต่อไป?
คิดถึงผลที่จะตามมา
การคาดหมายให้บางสิ่งสำเร็จโดยไม่ต้องออกความพยายามนั้นอาจก่อให้เกิดความรู้สึกไม่สบายใจ. ขณะที่คุณใกล้เส้นตายเข้าไปทุกที คุณเริ่มรู้สึกถูกกดดันและกระวนกระวาย. เมื่อความรู้สึกเหล่านี้ก่อตัวขึ้น ความสามารถในเชิงสร้างสรรค์ของคุณอาจถูกกีดขวาง. คุณไม่มีแนวโน้มจะวัดหรือชั่งดูวิธีต่าง ๆ เพื่อบรรลุเป้าหมาย แต่สนใจจะทำให้เสร็จมากกว่า.
ตัวอย่างเช่น: คุณได้รับมอบหมายให้นำเสนอเรื่องหนึ่ง. คืนก่อนหน้านั้น คุณนั่งเขียนใส่กระดาษไม่กี่คำ. คุณไม่ได้ใช้เวลาเพียงพอเพื่อค้นคว้าเรื่องราว ดังนั้นคุณเพียงแต่ “สุกเอาเผากิน.” บางที เพียงออกความพยายามมากขึ้นอีกนิด คุณอาจได้รวมเอาประสบการณ์, ข้อมูลที่สนับสนุน, หรือแผนภูมิเพื่อช่วยผู้ฟังนึกภาพเรื่องราวออก.
ผลอีกอย่างหนึ่งที่ตามมาเมื่อเราผัดเลื่อนโครงการหนึ่งออกไปก็คือ ไม่สามารถผ่อนคลายเมื่อมีเวลาว่าง. นั่นเป็นเพราะเรามีความรู้สึกกังวลใจ (หรือรำคาญที่มีคนคอยสะกิดเตือนอยู่ตลอดเวลา) ที่เราได้ละโครงการหนึ่งไว้ไม่ได้ทำ.
ฉันจะทำอะไรได้บ้าง?
เขียนรายการ. ทำเช่นนี้ในคืนก่อนหน้า. จดสิ่งที่คุณต้องการทำให้เสร็จในวันถัดไปลงบนกระดาษ. วิธีนี้คุณจะไม่ลืมอะไร และคุณจะเห็นความก้าวหน้าเมื่อคุณทำเครื่องหมายข้าง ๆ รายการที่ทำเสร็จ. ที่ด้านขวาของแต่ละรายการ เขียนเวลาที่คุณคาดว่าจะใช้เพื่อบรรลุงานที่ได้รับมอบหมาย. ถ้าคุณกำลังเขียนรายการที่ ‘ต้องทำ’ สำหรับวันนั้น ให้เขียนเวลาที่ต้องใช้เป็นนาที. ถ้าคุณกำลังเขียนรายการที่เป็นโครงการ ให้เขียนเวลาที่คาดว่าจะใช้เป็นชั่วโมง. เขียนรายการนี้ในคืนก่อนหน้านั้น. ใช้เวลาสองสามนาทีเพื่อเตรียมรายการของคุณสำหรับวันถัดไป. ตั้งปฏิทินไว้ในที่ที่เห็นได้ง่าย. เมื่อคุณรับงานมอบหมายและมีการนัดหมาย ให้จดลงในปฏิทิน.
เมื่อคุณทบทวนงานต่าง ๆ สำหรับวันถัดไป จงจัดลำดับก่อนหลังในปฏิทินของคุณ โดยเขียนอักษร ก, ข, ค, และอื่น ๆ ต่อท้ายรายการที่จะต้องทำให้เสร็จ. บางคนทำงานได้ดีกว่าในตอนเช้า ส่วนคนอื่น ๆ ในตอนบ่ายหรือตอนหัวค่ำ. กำหนดโครงการที่ใหญ่ที่สุดไว้ในช่วงเวลาที่ทำงานได้ประสิทธิภาพสูงสุด. จัดงานที่ไม่ค่อยชอบไว้ก่อนงานที่ชอบ.
เผื่อเวลา. ถ้าคุณเป็นคนล่าช้าเสมอ คุณวิ่งหน้าตั้งแน่เพราะว่าสาย จงหัดที่จะเผื่อเวลา. นั่นคือ ประเมินให้ถูกว่าคุณจำเป็นต้องใช้เวลานานเท่าไรเพื่อทำงานชิ้นหนึ่ง. เพิ่มเวลาให้กับงานอีกสักนิดสำหรับ “เหตุการณ์ฉุกเฉิน” ที่อาจเกิดขึ้น. อย่าลืมเผื่อเวลาระหว่างแต่ละนัด. คุณต้องเพิ่มเวลาที่ใช้เดินทาง. คุณไม่สามารถจบการประชุมหนึ่งเวลา 10:00 น. และไปทันอีกการประชุมหนึ่งเวลา 10:00 น. แม้จะประชุมในห้องถัดไป ไม่ต้องพูดถึงคนละด้านของเมือง. ให้เวลาเพียงพอระหว่างนั้น.
มอบหมาย. บ่อยครั้งเราพยายามทำทุกสิ่งด้วยตัวเราเองขณะที่อาจจะไม่จำเป็นเสมอไป. คนอื่นอาจส่งพัสดุไปรษณีย์แทนเราได้หากเราทราบว่าเขากำลังจะไปที่ทำการไปรษณีย์.
ซอยงาน. บางครั้งเราไม่เริ่มโครงการใหม่สักทีเพราะมีขนาดใหญ่. ทำไมไม่ซอยงานชิ้นใหญ่ให้เป็นชิ้นเล็ก ๆ? เมื่อเราทำงานชิ้นเล็ก ๆ เสร็จ เราจะเห็นความก้าวหน้าของตัวเองและมีกำลังใจทำงานชิ้นต่อไปให้เสร็จ.
เตรียมแผนรับการขัดจังหวะ. มีการขัดจังหวะเสมอในวันทำงานของเรา เช่น รับโทรศัพท์, มีแขกมาเยี่ยม, ปัญหาต่าง ๆ, รับจดหมาย. เราต้องการทำงานให้ได้ประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการทำงานกับคนอื่น ๆ ที่มีเส้นตายด้วย. ถ้าเราคิดถึงแต่จะทำงานให้ได้ประสิทธิภาพ เราจะอารมณ์เสียเมื่อคนอื่นขัดจังหวะงานของเรา. ดังนั้น เตรียมแผนรับการขัดจังหวะ. เผื่อเวลาไว้ทุกวันสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่ทราบล่วงหน้า. เมื่อสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้น คุณก็สามารถจัดการได้ เพราะรู้ว่าได้เผื่อเวลาไว้บ้างแล้วสำหรับเรื่องนั้น.
ให้รางวัล. เมื่อคุณจัดทำตารางเวลา คุณควรจะวางแผนสำหรับการทำงานอย่างเอาจริงเอาจังหรือจดจ่อเป็นเวลาประมาณ 90 นาที. อย่าลืมที่จะจัดเวลาไว้สำหรับการตระเตรียมงานนั้น. หลังจากที่คุณได้เริ่มงานจริง ๆ และทำไปประมาณชั่วโมงครึ่ง คุณอาจต้องหยุดพักสั้น ๆ. ถ้าคุณทำงานในสำนักงาน หยุดสักครู่, ยืดเส้นยืดสาย, และคิดใคร่ครวญ. ถ้าคุณทำงานนอกบ้าน ก็หาอะไรดื่ม. ให้รางวัลตัวเองสำหรับการงานของคุณ.—ท่านผู้ประกาศ 3:13.
คิดดูซิ คุณได้อ่านบทความนี้จบในเวลาประมาณห้านาทีหลังจากที่คุณอ่านหัวเรื่อง! อาจเป็นได้ว่าคุณกำลังจะเลิกนิสัยนี้!