Tiden — er du dens herre eller slave?

«HVORFOR kommer du for sent?» spurte læreren da Albert kom inn i klasserommet. «Fordi jeg sprang ved siden av sykkelen min hele veien til skolen,» sa Albert andpusten.

«Men hvorfor syklet du ikke?» ville læreren vite. «Fordi jeg var så sent ute at jeg ikke hadde tid til å stoppe og hoppe opp på sykkelen,» forklarte Albert.

Denne morsomme historien, som er satt litt på spissen, illustrerer en situasjon som mange av oss står overfor hver dag. Vi har det kanskje travelt, har tidsfrister som må overholdes, og mange oppgaver som skal gjøres, og vi føler det ofte som om vi haster fra den ene oppgaven til den andre. Men det hender at vi, i likhet med Albert, sinker oss selv ved å trekke den slutning at vi ikke har tid til å stoppe opp og omorganisere oss selv med tanke på å bli mer effektive.

Vi kan ikke desto mindre spare tid, få utrettet mer i det lange løp og minske stress dersom vi stopper opp og forsøker å bli flinkere til å tilrettelegge vår tid. Da vil tiden være en tjener som vil kunne hjelpe oss, og ikke en ubarmhjertig herre.

Hvordan kan du bruke tiden mer effektivt? Her følger noen forslag. Velg dem som passer, og anvend dem i din situasjon.

Planlegg dagen

Forestill deg at du nettopp har stått opp til en ny dag. Foran deg ligger en tilsynelatende endeløs rekke av gjøremål. Tanken på alle disse pliktene kan få deg til å grue deg til å sette i gang. Hvor skal du begynne? Begynn med å planlegge.

Mange begynner med å skrive en huskeliste. En som har mange oppgaver i en stor organisasjon, merker seg hvordan han ligger an i forhold til planen. Han sier: «Jeg skriver en liste over ting som må gjøres. Når nye oppgaver dukker opp eller jeg kommer på ting underveis, skriver jeg dem også opp på listen. Etter hvert som de blir utført, stryker jeg dem ut.»

Vil en lignende huskeliste kunne hjelpe deg til å organisere dine daglige gjøremål? Du sier kanskje: ’Den kunne nok hjelpe meg til å komme i gang, men jeg ville aldri klare å bli ferdig med alt som står på min liste!’ Det har du sannsynligvis rett i. Derfor er det en fordel å . . .

Prioritere

Du kan prioritere ved å nummerere hvert punkt på listen i henhold til hva som er viktigst. I den utstrekning det lar seg gjøre, kan du så gå i gang med hver enkelt oppgave i den rekkefølgen. Det vil naturligvis oppstå situasjoner da du velger å gjøre et unntak og ikke holder deg strengt til listen, alt etter omstendighetene og hva du foretrekker. Vær derfor fleksibel. Målet ditt er å ha oversikt, slik at det du utretter hver dag, er planlagt og ikke overlatt til tilfeldighetene.

Løp ikke fra den ene oppgaven til den andre og vær ikke bekymret om du ikke får gjort alt det som står på listen. Alan Lakein, som er rasjonaliseringsekspert, sier: «Det er sjelden en kommer til slutten av en huskeliste. Det gjelder ikke først og fremst å få gjort alt som står på listen, men å bruke tiden så fornuftig som mulig.»

Det vil du gjøre hvis du bruker det meste av tiden til det som virkelig er viktig. Når det gjelder de oppgavene du ikke er ferdig med, kan du undersøke om andre kan gjøre dem, eller du kan overføre dem til listen over det som skal gjøres neste dag. Hvis du nøye vurderer de tingene som står nederst på listen, viser det seg ofte at det er ting som ikke trenger å bli gjort i det hele tatt. På den annen side kan en ting du har satt nederst på dagens liste, få høyere prioritet på morgendagens liste.

Men hvordan går du fram når du skal avgjøre hvilke gjøremål på listen som bør prioriteres høyt? Når en betrakter en lang liste over det som skal gjøres, kan det se ut som om alt er like viktig. For å prioritere på en effektiv måte må du . . .

Skille mellom det som «haster», og det som er «viktig»

En vis konge i bibelsk tid sa at en mann skulle «få noe godt igjen for alt sitt harde arbeid». (Forkynneren 3: 13, NW) Noen oppgaver gir bedre resultater enn andre. Når du ser over en liste med arbeidsoppgaver, bør du tenke over hvilke resultater hver av dem vil bringe. Er det viktig og nyttig å bli ferdig med arbeidet? Vil du «få noe godt igjen» for ditt harde arbeid? Hvis ikke, kan det være at det ikke er noe som bør prioriteres høyt.

Det kan riktignok ved første øyekast se ut som om det haster med alt som står på listen. Men er det som haster, alltid viktig? Er det noe som fortjener at det blir brukt mye tid på det? Michael LeBoeuf, som er professor i tidsplanlegging ved New Orleans universitet, sier: «Viktige ting haster sjelden, og ting som haster, er sjelden viktige. Når du er sent ute til en avtale, haster det mer å få skiftet et punktert dekk på bilen enn å få betalt bilforsikringspremien, men i de fleste tilfelle er det [dekket] forholdsvis mindre viktig.»

Han sier videre: «Beklageligvis treller mange av oss under slike hastesaker hele vårt liv. Resultatet er at vi overser det som ikke haster så mye, men som er viktigere i livet. Vi kan aldri bli effektive på den måten.»

Når du prioriterer, bør du derfor spørre deg selv hvilke gjøremål som virkelig er viktige. Prøv så å bruke mesteparten av tiden på dem. Kanskje det ikke er nødvendig at du straks tar deg av noe som haster. Kan det forsvares at du bruker mye tid på dette gjøremålet? Kan du få det raskt unnagjort og så begynne på noe som du har mer igjen for? Eller, enda bedre, kan du få noen andre til å ta hånd om det?

Du vil sikkert være enig i at det er mer tilfredsstillende å holde på med noe som virkelig gir resultater, enn å være opptatt med hva som helst som måtte dukke opp. Prøv å rette så mye av din oppmerksomhet som mulig mot aktiviteter som du virkelig har utbytte av.

Anvend 80/20 regelen

Hvor mange prosent av dagens gjøremål ville du gi høyest prioritet hvis du anvender de prinsippene vi har sett på til nå? Det vil selvfølgelig avhenge av dine forpliktelser. Mange rasjonaliseringseksperter mener at du i mange tilfelle kan skjære ned de gjøremål som får høyest prioritet, til omkring 20 prosent. Her kan 80/20 regelen være til hjelp.

Dette prinsippet ble utarbeidet i det 19. århundre av den italienske sosialøkonomen Vilfredo Pareto. Det går ut på at omkring 80 prosent av resultatene oppnås ved å utføre bare 20 prosent av oppgavene. Hvis du er oppmerksom på det, vil du oppdage at Paretos prinsipp kan anvendes på en rekke situasjoner i dagliglivet. Men hvordan kan 80/20 regelen anvendes på din bruk av tid?

Gjennomgå punktene på huskelisten din. Kanskje du kan være 80 prosent effektiv ved å utføre to av de ti punktene. Da er disse to punktene de viktigste på listen din. Tenk også igjennom et prosjekt før du gir deg i kast med det. Hvor mye av det er virkelig nødvendig for å nå ditt mål? Hvilken del av arbeidet vil gi de viktigste resultatene? Det er dette som kalles å prioritere.

Etter at rasjonaliseringseksperten Dru Scott har drøftet Paretos prinsipp, forklarer hun hvordan du kan sette det ut i livet. Hun sier: «Finn ut hva som er nødvendig for å nå ditt mål. Gjør det først. Da vil du oppnå de best mulige resultater på kortest mulig tid.»

Gled deg over fordelene

Nå forstår du kanskje at det å være herre over tiden ikke er et spørsmål om aldri å sløse bort et eneste minutt eller løpe fra den ene tingen til den andre. Det å gjøre effektiv bruk av tiden vil si å velge den mest hensiktsmessige oppgaven i øyeblikket. Det betyr å finne ut hvilke gjøremål som gir de beste resultater, og bruke sin tid på dem når det er mulig.

Det finnes ingen bestemte regler for hvordan du skal organisere tiden din. Hvis du skal ha utbytte av forslagene i denne artikkelen, må du være fleksibel. Prøv deg fram. Tilpass dem etter ditt behov. Legg merke til hva som fungerer best i ditt tilfelle. Les forslagene som står i rammen på denne siden, og se hva som vil hjelpe deg til å la en ubarmhjertig herre bli en hjelpsom tjener.

Ved å utnytte tiden bedre vil du ved slutten av hver dag ha følelsen av å ha utrettet noe. Selv om flere plikter sannsynligvis står igjen til neste dag, har du tilfredsheten av å vite at du har brukt kreftene dine på de viktigste oppgavene. Du vil «få noe godt igjen» for det arbeidet du har utført.

Du vil kanskje føle at du nå endelig har tid nok til de tingene som virkelig betyr noe. Du vil ikke være et offer for hektisk jag, men du vil være herre over din tid. Det vil ikke bare føre til at du blir mer effektiv, men det vil også øke din glede.

[Ramme på side 27]

MÅTER Å SPARE TID PÅ

1. Ha tydelige verdinormer og mål i livet. Det er nøkkelen til å kunne prioritere dagens gjøremål.

2. Du bør arbeide med oppgaver som krever konsentrasjon, når du er mest opplagt.

3. Bruk telefonen når det er mest sannsynlig at du vil treffe noen hjemme.

4. Overlat oppgaver til andre når det er mulig. Det gir dem erfaring, og du får tid til å utrette mer.

5. Når du holder på med skrivearbeid, så gjør deg ferdig med en sak; legg den ikke bort et sted midlertidig for å behandle den «senere».

6. Hold deg til dagsordenen når du har et møte med andre. Begynn og avslutt møtet til bestemt tid.

7. Ha det nødvendige utstyr for hånden på din arbeidsplass.

8. Føl deg ikke forpliktet til å ta imot enhver invitasjon du måtte få. Lær deg å avslå invitasjonen på en høflig måte.

9. Lag i den grad det er mulig, standardiserte handle- og pakkelister, istedenfor stadig å skrive nye.

10. Sørg for å få nødvendig søvn og hvile, slik at du kan arbeide effektivt.

11. Sett tidsfrister.

12. Utsett ikke ting som må gjøres.

13. Del store prosjekter opp i mindre deler.

14. Vær ikke perfeksjonist. Konsentrer deg om det som virkelig er viktig.

15. Gjør god bruk av ventetid. Skriv brev, les eller gjør noe annet fornuftig.

16. Vær oppmerksom på at du av og til vil måtte bruke tid på gjøremål som du ikke selv ville ha valgt å gjøre. Kast ikke bort tiden med å ergre deg over det. Få isteden jobben gjort.

[Bilde på side 25]

Mange synes det er praktisk å lage en liste over ting de ønsker å få gjort

[Bilder på side 26]

Å organisere seg selv og å prioritere kan være det som skal til