Een efficiënte planning bespaart geld, energie en tijd

ZIJ was nog maar net terug van boodschappen doen of zij zag de brief die zij had moeten posten, op tafel liggen. „O, nu ben ik die brief weer vergeten! Die had gisteren al gepost moeten zijn!” Lichtelijk geërgerd, voornamelijk over zichzelf omdat zij zo vergeetachtig was geweest, moest zij er weer op uit voordat het postkantoor zou sluiten. „Wat een verspilling van geld, energie en tijd”, dacht zij.

Natuurlijk kan iedereen wel eens wat vergeten. Maar in de bedrijfswereld proberen efficiencybureaus dit soort van verspilling te voorkomen door onnodige verrichtingen uit te schakelen. Hun doel is grotere prestaties mogelijk te maken in minder tijd en met minder energie en kosten. Onderdelen van een dergelijke „arbeidsanalyse” zijn de zogenoemde „tijd- en bewegingsstudies”. Enkele voorbeelden kunnen illustreren hoe hetzelfde beginsel in het dagelijkse leven toepassing vindt.

Maak van tevoren plannen

De persoon die van tevoren plannen maakt, heeft duidelijk iets voor op degene die zich zonder overleg in allerlei bezigheden stort. De ongeorganiseerde ’niet denken maar meteen doen’-aanpak kan kostbaar zijn.

Een huisvrouw die een menu voor de hele week samenstelt, kent bijvoorbeeld niet de dagelijkse zorg van „wat moet ik vandaag koken?” en hoeft niet herhaaldelijk naar de winkel. Een wekelijkse boodschappenlijst stelt haar in staat om vele dingen die zij nodig heeft, op z’n minst verscheidene dagen van tevoren te kopen. Minder vaak boodschappen doen spaart geld, energie en tijd.

Maak van tevoren plannen als u iets gaat ondernemen wat u nog nooit eerder hebt gedaan, zoals uw huiskamer behangen. Houd er rekening mee dat dit karwei u als beginneling meer dan de gebruikelijke hoeveelheid tijd en nerveuze inspanning kan gaan kosten. Vraag raad aan personen die ervaring hebben; laten zij u vertellen welke fouten u kunt vermijden.

Vraag uzelf voordat u begint, af: „Beschik ik over voldoende tijd om datgene waaraan ik begin, ook af te maken? Heb ik alle noodzakelijke materialen en gereedschappen? Verkeert mijn gereedschap in goede staat?” Er kan veel energie verspild worden wanneer men moet werken met gereedschap dat niet in orde is.

Vraag uzelf ook af: „Bezit ik genoeg geld om het plan volledig uit te voeren?” De bijbel beredeneert dit in Lukas 14:28 als volgt: „Wie van u . . . die een toren wil bouwen, gaat er niet eerst voor zitten om de kosten te berekenen, om te zien of hij genoeg heeft om hem te voltooien?” Wat een geldverspilling om aan iets te beginnen dat men financieel niet kan voltooien!

Het is ook belangrijk plannen te maken voordat men een nieuwe woning betrekt. Noteer op de buitenkant van de kartonnen dozen en pakkisten de kamer waar de verhuizers ze dienen neer te zetten: keuken, slaapkamer, huiskamer, enzovoort. Bij het uitpakken hoeft u dan geen zware kisten te verslepen.

Bepaal vooruit hoe u de meubels wilt neerzetten. U kunt een plattegrond op schaal tekenen, waarop de kamers van uw nieuwe woning staan, met inbegrip van de plaats waar zich de deuren en ramen bevinden; knip dan schaalmodellen van uw meubilair. Schuif de papieren modellen over de plattegrond heen en weer om te zien wat de meest praktische oplossing is. Dit gaat veel gemakkelijker en vlugger dan wanneer u het meubilair zelf zou verplaatsen. Op deze wijze kunt u zelfs geld uitsparen, aangezien het meubilair kan beschadigen wanneer het te veel heen en weer wordt gesjouwd, om nog maar niet van de vloer of het vloerkleed te spreken.

Denk vooruit

Vooruitdenken omvat meer dan van tevoren plannen maken. Als een autorijder uitstippelt welke route hij wil volgen, dan heeft hij daarmee van tevoren plannen gemaakt. Maar heeft hij ook vooruit gedacht? Heeft hij zorgvuldig vergeleken hoeveel tijd, kosten en energie de verschillende routes zullen vergen? Een bepaalde route kan korter zijn, maar zou toch vanwege druk verkeer of omdat de weg slecht is, duurder, tijdrovender en gevaarlijker kunnen blijken te zijn. Vooruitdenken betekent ook dat men zorgt voor een niet al te strak schema dat ruimte laat voor onvoorziene gebeurtenissen.

Leer dingen niet uit te stellen maar volg de goede raad: „Stel niet uit tot morgen wat ge heden doen kunt.” Uitstel kost niet alleen tijd maar ook energie en geld. Laten wij een voorbeeld nemen. Terwijl u zich aankleedt, bemerkt u dat er een knoop loszit. Naait u hem onmiddellijk vast, of haalt u hem er op z’n minst af en legt hem op een veilige plaats totdat u hem eraan kunt zetten? Of bent u iemand die hem gewoon maar aan een laatste draadje laat bungelen totdat hij er op zekere dag afgaat en zoek raakt? En dan? Nadat u tevergeefs naar een soortgelijk exemplaar hebt gezocht, moet u uiteindelijk misschien een splinternieuw stel knopen kopen. U hebt geld, energie en tijd verspild. Insgelijks kunt u dure of tijdrovende reparaties aan huis en auto voorkomen door handelend op te treden zodra u de noodzaak daartoe opmerkt en voordat de schade ernstiger wordt.

Geef de dingen hun vaste plaats

„Waar is mijn bril?” „Heeft iemand mijn potlood weggepakt?” „Ik kan mijn sleutels niet vinden!” Klinkt het u bekend in de oren? De goede gewoonte om dingen altijd op een vaste plaats te bewaren, zal u helpen ze vlug en gemakkelijk terug te vinden. Het zal u ook behoeden voor de mogelijk pijnlijke situatie die ontstaat wanneer u een beschuldigende vinger richt op iemand die geen schuld treft.

Het geheim van een goed georganiseerd kantoor ligt in een zodanig opbergen van bescheiden dat ze vlug terug te vinden zijn wanneer u ze nodig hebt. Hetzelfde beginsel is op een goed georganiseerd huishouden van toepassing. Maar hier is een waarschuwend woord op zijn plaats! De juiste plaats om iets te bewaren, is altijd de logische plaats.

De juiste plaats voor iets is ook de meest praktische plaats. Voorwerpen die u vaak gebruikt, kunt u beter niet op de bodem van een la of achter in een kast bewaren, maar op een plaats waar u gemakkelijk bij kunt. Wat hebt u aan uw gereedschap wanneer het onder allerlei dozen op de vliering weggeborgen ligt?

Gebruik uw tijd op de nuttigste manier

Verspil bijvoorbeeld geen tijd aan studeren op de momenten dat u zo moe bent dat u zich niet kunt concentreren. Kies een gelegenheid uit wanneer u er het meeste profijt van trekt, wanneer u kunt studeren zonder te worden gestoord of afgeleid.

Nog een manier om uw tijd maximaal te benutten is ervoor te zorgen dat u een bepaald karwei achter elkaar kunt uitvoeren in plaats van met tussenpozen. Waarom zou u uw huiskamer niet in het weekeinde behangen, wanneer u één of twee dagen zonder onderbreking kunt werken, in plaats dat u er verscheidene avonden aan besteedt? Denk aan de tijd en inspanning die u zult besparen omdat u niet elke avond dezelfde procedure hoeft te volgen van werkkleding aantrekken, benodigdheden en materialen te voorschijn halen en na afloop opruimen en u weer opknappen.

Leer verscheidene dingen tegelijk te doen

Een bekwame huisvrouw kan verscheidene dingen tegelijk doen. Terwijl zij bijvoorbeeld wacht totdat de cake uit de oven kan of het vlees gaar is, staat zij een salade te bereiden of misschien zelfs de was te strijken of doet zij de kamer.

Leer van haar. Tracht minder produktieve bezigheden met produktieve te combineren. Ga periodes waarin u werkeloos zit te wachten (in de wachtkamer van een arts of elders) omzetten in activiteit door opbouwende lectuur te lezen. Dit bespaart u de tijd om die lectuur op een later tijdstip te lezen. Zorg ervoor dat passief doorgebrachte reistijd, vooral in een bus, trein of vliegtuig, gevuld is met lezen.

Wanneer lezen of iets anders onpraktisch is, gebruik dan de tijd om te mediteren. Ga bij uzelf na wat u nog moet doen en stel vast wat de beste aanpak zal zijn. Houd een blocnote bij de hand om eventuele ideeën te noteren. Veel Jehovah’s Getuigen luisteren, terwijl zij ergens mee bezig zijn, naar cassettebandjes met bijbelboeken die juist daartoe zijn verschaft.

Twee dingen tegelijk doen is natuurlijk niet altijd verstandig of raadzaam. Wees bijzonder voorzichtig wanneer u met machines werkt. Bezigheden van deze aard verdienen meestal uw onverdeelde aandacht. U spaart misschien tijd uit wanneer u onder het rijden probeert een wegenkaart te lezen, maar het zou u iets veel waardevollers kunnen kosten — uw leven of dat van een ander!

De noodzaak van evenwicht

Aangezien u door een efficiënte planning geld, energie en tijd kunt uitsparen, is het goed uzelf af te vragen: „Is het mogelijk onnodige handelingen en bewegingen achterwege te laten?” Wees niet bang om veranderingen aan te brengen in de wijze waarop u gewoon bent de dingen te doen. Wanneer u onder toezicht van iemand anders werkt, zou het natuurlijk verstandig zijn om elke belangrijke verandering in werkgewoonten met hem te bespreken ten einde er zeker van te zijn dat de verandering werkelijk praktisch is. Het kan zijn dat de ervaring het tegenovergestelde heeft aangetoond.

Wees in deze kwestie van efficiency bovenal evenwichtig. Word geen perfectionist, iemand die geïrriteerd raakt over iedere werkelijke of vermeende verspilling van tijd of energie. Dit kan uw gezondheid schaden, terwijl het beslist een domper zal zetten op uw vreugde en op de vreugde van degenen om u heen. Het is helemaal niet nodig om de vreugde van het leven te laten ontaarden in louter een kil efficiënte taak om te leven.

Bedenk, wanneer u met anderen werkt, dat niet iedereen dezelfde graad van efficiency kan ontwikkelen. Op den duur zult u zich meer kunnen verlaten op een niet zo efficiënte, maar vreugdevolle werker, dan op de 100-procent-efficiënte arbeider die zijn werk met tegenzin, gebrek aan vreugde en onverschilligheid verricht.

Efficiency neemt dus beslist een belangrijke plaats in. Maar word er geen slaaf van. Laat efficiency uw slaaf worden. De bovenstaande beginselen op een redelijke wijze in de praktijk brengen, zal bijdragen tot uw vreugde en de vreugde van hen die zich in uw nabijheid bevinden.

[Inzet op blz. 15]

Maaltijden voor de hele week plannen, kan betekenen dat u minder vaak boodschappen hoeft te doen

[Inzet op blz. 16]

Handel direct zodra u ziet dat er reparaties verricht moeten worden