Utsettelse — en tyv av tid

«Utsettelse er en tyv av tid.» — Edward Young, ca. 1742.

STANS! Ikke legg denne artikkelen fra deg! Du vet hva som kan komme til å skje. Du legger den kanskje ned og sier: «Det er en interessant overskrift, men jeg har ikke tid til å lese den nå. Jeg får ta den senere.» Men det blir det kanskje aldri noe av.

Utsett ikke å lese en artikkel om utsettelse. Beregn hvor lang tid du vil bruke. Du vil sannsynligvis klare å lese igjennom denne artikkelen i løpet av fem minutter. Da vil du ha lest igjennom omkring ti prosent av bladet. Ta en titt på klokken og begynn å ta tiden fra nå av. (Du er allerede ferdig med fem prosent.)

Er det utsettelse?

Hvis du venter med å gjøre noe du kunne, eller burde, ha gjort nå, er det det samme som å utsette det. Du venter med andre ord til i morgen med å gjøre noe du kunne ha gjort i dag. En som utsetter ting, venter med å gjøre noe på det tidspunkt da det egentlig burde gjøres.

En arbeidsleder ber en av sine underordnede om å skrive en rapport; en far eller mor ber sønnen eller datteren om å rydde på rommet; en hustru ber sin mann om å skifte pakning på en kran. «Jeg hadde det for travelt», «jeg glemte det», eller «jeg fikk ikke tid til det», er noen av unnskyldningene for at man ikke har fått gjort noe. Men sannheten er at det er få av oss som har lyst til å skrive rapporter, rydde på rommet eller reparere kraner når vi heller kan gjøre noe som er hyggeligere. Derfor utsetter vi å gjøre det.

Men er du klar over at det ikke alltid er snakk om å utsette noe når vi legger ting til side? En forretningskvinne som mottar en forespørsel og ikke vet hva hun skal gjøre med den, legger den kanskje i en brevkurv på skrivebordet som er merket «Til senere». Etter noen uker ser hun igjen på sakene i denne brevkurven, og da oppdager hun at hun ikke trenger å gjøre noe med halvparten av dem. Problemene har løst seg selv, og det er ikke nødvendig å gjøre noe mer med dem. Hvis du er usikker på om du skal utsette noe eller straks gå i gang med det, kan du prøve å tenke deg hva som vil skje hvis du lar være å gjøre noe med det du utsetter. Er det sannsynlig at resultatet blir bedre hvis du gjør noe med det, eller blir det verre?

Hvis vi kan og bør gjøre noe med en gang, og en utsettelse vil forårsake ytterligere problemer senere, vil det være somling å unnlate å gjøre noe straks. Det er for eksempel lettere å ta oppvasken med en gang enn å vente til serviset og bestikket har stått en stund, og matflekkene har størknet og er blitt harde. Hvis du drøyer med å reparere bilen, kan det føre til at det blir dyrere å gjøre det senere. Det å vente med å betale en regning kan føre til at du må betale straffegebyrer eller går glipp av forskjellige ytelser. En kvinne regnet ut at hennes somling med å betale trafikkbøter og å levere inn videofilmer og bøker fra biblioteket kostet henne 46 dollar (omkring 300 kroner) i straffegebyrer, og det bare i løpet av én måned!

Fang tyven

Finn ut hvorfor du utsetter ting. Les igjennom de grunnene som er angitt nedenfor, og se om du kan finne ut hvorfor du ikke har begynt på eller fullført noe du skulle ha gjort:

Vane:

Hvis jeg venter til siste øyeblikk, vil jeg ha bedre motivasjon for å fullføre det.

Jeg liker den spenningen som er forbundet med å gjøre det i siste liten.

Jeg venter til sjefen har minnet meg på det et par ganger, for da vet jeg at det er noe han virkelig ønsker å få gjort.

Jeg har så mye å gjøre at det bare er de viktigste tingene jeg kan konsentrere meg om.

Holdning:

Jeg har ikke lyst til å gjøre det.

Jeg får bare utrettet noe når jeg er opplagt til det.

Jeg vil gjøre noe annet.

Jeg mangler selvdisiplin.

Frykt:

Jeg er ikke sikker på om jeg greier det.

Jeg har ikke nok tid til å gjøre det.

Oppgaven er for stor. Jeg trenger hjelp.

Hva om det ikke går bra eller jeg ikke blir ferdig?

Jeg må først få tak i alt jeg trenger, før jeg kan fullføre oppgaven.

Jeg er redd for å bli kritisert eller stilt i forlegenhet.

Folk somler på forskjellige trinn i en prosess. Noen somler med å komme i gang med oppgaven fordi de synes den er for stor. Andre begynner på oppgaven, men mister begeistringen når de er halvferdig, og lar være å fullføre den. Det er også noen som nesten fullfører en oppgave, men så begynner på noe nytt uten å gjøre det de holdt på med, helt ferdig. (Det går forresten bra med deg. Du har allerede kommet halvveis igjennom denne artikkelen.)

Dine grunner for ikke å begynne på eller fullføre en oppgave kan muligens plasseres i alle disse tre kategoriene. Neil Fiore skrev følgende i boken The Now Habit: «Det er tre hovedårsaker som ligger til grunn for de fleste utsettelser: følelsen av å være et offer, følelsen av at det blir for mye for en, og frykt for å mislykkes.» Uansett hvilke grunner du har, vil du være nærmere en løsning på dette problemet dersom du kan sette fingeren på årsakene til at du utsetter ting.

Hvis du ikke vet hvorfor du utsetter ting, kan du prøve å lage en oversikt over ukens aktiviteter fordelt på hver halvtime. Finn ut hva du bruker tiden til. Det kan virkelig være en tankevekker å se hvor mye tid vi bruker på forholdsvis uvesentlige ting innimellom de viktige oppgavene. Men hva bør man så gjøre?

Tenk over konsekvensene

Hvis du regner med at du nok skal få tingene gjort uten at du trenger å anstrenge deg, kan du etter hvert komme til å føle deg ille til mote. Når tidsfristen holder på å løpe ut, begynner du å bli engstelig og føle deg presset. Etter hvert som dette bygger seg opp, kan dine kreative evner bli hemmet. Du er ikke lenger så innstilt på å vurdere forskjellige måter å utføre oppgaven på, men er stort sett bare opptatt av å få den gjort.

Tenk deg for eksempel at du skal forberede en kort tale eller presentasjon. Kvelden før setter du deg ned for å få noen ord ned på papiret. Du har ikke brukt nok tid til å foreta undersøkelser omkring emnet du skal snakke om, så du tar det litt «på sparket». Hvis du hadde forberedt deg litt mer, kunne du kanskje ha tatt med noen opplevelser, tilleggsopplysninger eller oversikter for å levendegjøre stoffet for tilhørerne.

Når vi utsetter noe, er det også vanskelig for oss å slappe av i fritiden. Det skyldes at vi stadig kommer i tanker om (eller får gjentatte påminnelser om) at vi har en uferdig jobb som ligger og venter på oss.

Hva kan jeg gjøre?

Lag en liste. Gjør dette kvelden i forveien. Skriv ned de tingene du gjerne vil få gjort dagen etter. På den måten vil du ikke glemme noe, og du vil også se at det går framover etter hvert som du kan krysse av for det du er ferdig med. Til høyre for hvert punkt kan du skrive hvor lang tid du regner med det vil ta å utføre oppgaven. Hvis du lager en oppgaveliste for en bestemt dag, kan du regne tiden i minutter, men hvis du lager en liste over større prosjekter, kan du bruke timer. Lag listen kvelden før. Bruk et par minutter på å forberede listen for neste dag. Ha også en kalender for hånden, og skriv inn de oppgavene du påtar deg.

Når du ser over det du skal gjøre neste dag, bør du sette opp en prioriteringsliste over oppgavene på kalenderen din. Sett A, B, C og så videre ved siden av hvert punkt ved den oppgaven som skal utføres. Noen arbeider best om morgenen, mens andre er flinkest om ettermiddagen eller kvelden. Planlegg å ta hånd om de største prosjektene når du er mest opplagt. Prioriter dessuten de kjedelige oppgavene foran dem du synes er hyggeligere.

Beregn tiden. Hvis du alltid er sent ute, bør du begynne å beregne tiden. Det vil si at du bør foreta en nøyaktig beregning av hvor lang tid du vil bruke på å utføre en oppgave. Legg noen ekstra minutter til denne tiden med tanke på forskjellige uforutsette forsinkelser som kan inntreffe. Glem ikke å sette av tid mellom de forskjellige avtalene. Du må ta med reisetid. Du kan ikke avslutte ett møte kl. 10.00 og så ha avtale om å begynne et annet til samme tid, selv om det skulle være i rommet ved siden av, og langt mindre om det skulle bli holdt på en annen kant av byen. Sett av tilstrekkelig tid innimellom.

Overlat oppgaver til andre. Vi prøver ofte å gjøre alt selv, enda det ikke alltid er nødvendig. Vi kan kanskje la noen andre levere en pakke for oss, hvis vi vet at de skal til postkontoret.

Del prosjektene opp i mindre deler. Noen ganger lar vi være å begynne på et nytt prosjekt på grunn av dets omfang. Hvorfor ikke dele det opp i mindre deler? Etter hvert som vi fullfører de små oppgavene, vil vi se at prosjektet skrider framover, og bli oppmuntret til å gjøre ferdig neste fase.

Ta avbrytelser med i beregningen. Arbeidsdagen er full av avbrytelser — telefonsamtaler, besøkende, ulike problemer og post. Vi ønsker å arbeide effektivt, og det innbefatter å samarbeide med andre som også har tidsfrister de skal overholde. Hvis vi bare er opptatt av å arbeide effektivt, vil vi bli irritert når andre avbryter oss i det vi holder på med. Vi bør derfor ta avbrytelser med i beregningen. Hver dag bør vi sette av tid til uforutsette hendelser. Når disse så inntreffer, kan vi ta hånd om dem fordi vi vet at vi har satt av tid til dette.

Belønn deg selv. Når du setter opp timeplanen din, bør du kalkulere med at du kan arbeide effektivt og konsentrert i omkring 90 minutter. Ikke glem å sette av tid til forberedelse av arbeidet. Etter at du så har begynt på oppgaven og har arbeidet i omkring halvannen time, har du kanskje behov for å ta en kort pause. Hvis du arbeider på et kontor, kan du slappe litt av, strekke på deg og tenke over tingene. Hvis du arbeider utendørs, kan du ta deg noen forfriskninger. Belønn deg selv for innsatsen. — Forkynneren 3: 13.

Vet du hva? Du har faktisk nå lest igjennom denne artikkelen på cirka fem minutter. Kanskje du allerede begynner å komme deg.